Urlaubsanspruch berechnen: Regeln und Beispiele 2026

Wer in einem kleinen oder mittleren Betrieb die Personalarbeit nebenbei erledigt, stolpert beim Urlaub meist über dieselben Fragen. Wie viele Tage stehen jemandem zu, der im August angefangen hat? Was gilt bei drei Arbeitstagen pro Woche? Verfällt der Resturlaub am 31. Dezember wirklich? Und was muss bei einer Kündigung ausgezahlt werden?

Die Antworten stehen im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG), ergänzt durch eine Reihe von Urteilen des Bundesarbeitsgerichts (BAG). Dieser Beitrag geht die Regeln der Reihe nach durch und rechnet jeden Fall an einem Beispiel vor.

Der gesetzliche Mindesturlaub

Nach § 1 BUrlG hat jeder Arbeitnehmer in jedem Kalenderjahr Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub. § 3 Abs. 1 BUrlG legt die Mindestdauer fest: 24 Werktage. Als Werktage gelten nach § 3 Abs. 2 BUrlG alle Kalendertage, die nicht Sonn- oder gesetzliche Feiertage sind. Der Samstag zählt also mit.

Das Gesetz geht damit von einer Sechstagewoche aus. Die meisten Betriebe arbeiten aber von Montag bis Freitag, und deshalb muss man umrechnen. Die Formel lautet: gesetzlicher Urlaub geteilt durch sechs, multipliziert mit der Zahl der Arbeitstage pro Woche.

Bei einer Fünftagewoche ergibt das 24 geteilt durch 6 mal 5, also 20 Arbeitstage. In beiden Fällen sind das vier Wochen Urlaub. Wer im Arbeitsvertrag 20 Urlaubstage bei einer Fünftagewoche vereinbart, liegt genau auf dem gesetzlichen Minimum.

Wer mehr bekommt

Für einige Gruppen schreibt das Gesetz mehr vor. Schwerbehinderte Menschen haben nach § 208 Abs. 1 SGB IX Anspruch auf fünf zusätzliche bezahlte Arbeitstage im Jahr, bezogen auf eine Fünftagewoche. Arbeitet die Person an mehr oder weniger Tagen pro Woche, erhöht oder vermindert sich der Zusatzurlaub entsprechend.

Jugendliche erhalten nach § 19 Abs. 2 des Jugendarbeitsschutzgesetzes je nach Alter mindestens 25, 27 oder 30 Werktage. Je jünger, desto mehr.

Urlaub bei Teilzeit berechnen

Bei Teilzeit kommt es nicht auf die Stunden an, sondern auf die Zahl der Arbeitstage pro Woche. Wer fünf Tage pro Woche je vier Stunden arbeitet, hat denselben Anspruch in Tagen wie eine Vollzeitkraft. Der Urlaubstag ist für diese Person eben kürzer.

Arbeitet jemand an weniger Tagen, wird proportional umgerechnet. Die Formel: Urlaubstage der Vollzeitkräfte geteilt durch deren Arbeitstage pro Woche, multipliziert mit den eigenen Arbeitstagen pro Woche.

Ein Beispiel. In Ihrem Betrieb haben Vollzeitkräfte in der Fünftagewoche vertraglich 30 Urlaubstage. Frau Weber arbeitet montags, dienstags und donnerstags. Ihr Anspruch: 30 geteilt durch 5 mal 3, also 18 Urlaubstage. Gesetzlich garantiert sind davon 20 geteilt durch 5 mal 3, also 12 Tage. Am Ende hat Frau Weber genauso viele freie Wochen wie ihre Kolleginnen in Vollzeit, nämlich sechs.

Das erste Jahr: Wartezeit und Teilurlaub

Den vollen Urlaubsanspruch erwirbt ein neuer Mitarbeiter nach § 4 BUrlG erst, wenn das Arbeitsverhältnis sechs Monate besteht. Bis dahin gibt es keinen Vollanspruch, wohl aber Teilurlaub nach § 5 BUrlG.

Teilurlaub bedeutet ein Zwölftel des Jahresurlaubs für jeden vollen Monat des Arbeitsverhältnisses. § 5 Abs. 1 BUrlG nennt drei Fälle: wenn die Wartezeit im laufenden Kalenderjahr nicht mehr erfüllt werden kann, wenn jemand vor Ablauf der Wartezeit ausscheidet, und wenn jemand nach erfüllter Wartezeit in der ersten Jahreshälfte ausscheidet.

Für Bruchteile gilt § 5 Abs. 2 BUrlG: Ergibt die Rechnung mindestens einen halben Tag, wird auf einen vollen Tag aufgerundet.

Beispiel: Eintritt im Frühjahr

Herr Yilmaz beginnt am 01.04.2026. Die sechs Monate Wartezeit sind am 30.09.2026 vorbei, also noch im selben Jahr. Damit hat er für 2026 den vollen Jahresurlaub, bei gesetzlichem Minimum und Fünftagewoche also 20 Tage. Eine Kürzung auf die Monate ab April sieht das BUrlG in diesem Fall nicht vor.

Eine Grenze setzt § 6 Abs. 1 BUrlG: Hat ihm der frühere Arbeitgeber für 2026 schon Urlaub gewährt, wird dieser angerechnet. Damit Sie das prüfen können, muss der frühere Arbeitgeber beim Ausscheiden eine Urlaubsbescheinigung ausstellen (§ 6 Abs. 2 BUrlG). Fragen Sie bei Neueinstellungen danach.

Beispiel: Eintritt im Spätsommer

Frau Schulz beginnt am 15.08.2026. Bis zum Jahresende kommt sie nicht auf sechs Monate, es entsteht also Teilurlaub nach § 5 Abs. 1 Buchstabe a BUrlG. Volle Beschäftigungsmonate bis zum 31.12.2026: vom 15.08. bis 14.12. sind es vier. Die Rechnung: 20 geteilt durch 12 mal 4 ergibt 6,67 Tage, aufgerundet 7 Urlaubstage.

Diesen Teilurlaub muss Frau Schulz nicht zwingend 2026 nehmen. Auf ihr Verlangen ist er nach § 7 Abs. 3 BUrlG auf das nächste Kalenderjahr zu übertragen.

Austritt: wie viel Urlaub bleibt

Beim Ausscheiden entscheidet das Datum. Endet das Arbeitsverhältnis nach erfüllter Wartezeit in der ersten Jahreshälfte, also bis einschließlich 30. Juni, gibt es nur Teilurlaub nach § 5 Abs. 1 Buchstabe c BUrlG. Endet es in der zweiten Jahreshälfte, bleibt der volle gesetzliche Jahresurlaub erhalten.

Zwei Beispiele für jemanden mit 20 gesetzlichen Urlaubstagen, der seit Jahren im Betrieb ist. Austritt am 30.04.2027: vier volle Monate, also 20 geteilt durch 12 mal 4, das sind 6,67 Tage, aufgerundet 7 Tage für 2027. Austritt am 31.07.2027: Die erste Jahreshälfte ist vorbei, es bleiben die vollen 20 Tage.

Hat jemand vor dem Ausscheiden schon mehr Urlaub genommen, als ihm am Ende zusteht, kann das dafür gezahlte Urlaubsentgelt nach § 5 Abs. 3 BUrlG nicht zurückgefordert werden.

Verfall und Übertragung ins nächste Jahr

§ 7 Abs. 3 BUrlG klingt streng: Der Urlaub muss im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Eine Übertragung ins Folgejahr ist nur aus dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen zulässig, und dann muss der Urlaub in den ersten drei Monaten des Folgejahres genommen werden, also bis zum 31. März.

In der Praxis verfällt Urlaub aber nicht mehr automatisch. Das BAG hat am 19.02.2019 entschieden (9 AZR 423/16), dass der gesetzliche Urlaub nur dann am Jahresende oder am Ende des Übertragungszeitraums erlischt, wenn der Arbeitgeber vorher seine Mitwirkungsobliegenheiten erfüllt hat. Er muss den Mitarbeiter konkret und rechtzeitig auffordern, den Urlaub zu nehmen, und ihm klar mitteilen, dass der Urlaub sonst verfällt. Die Beweislast dafür trägt der Arbeitgeber. Unterbleibt der Hinweis, wird der Resturlaub ins nächste Jahr mitgenommen und addiert sich zum neuen Anspruch.

Auch die Verjährung hilft ohne Hinweis nicht weiter. Nach dem Urteil vom 20.12.2022 (9 AZR 266/20) beginnt die dreijährige Verjährungsfrist für Urlaubsansprüche erst am Ende des Jahres, in dem der Arbeitgeber den Mitarbeiter über seinen konkreten Anspruch und die Verfallfristen informiert hat.

Praktisch heißt das: Schicken Sie jedem Mitarbeiter rechtzeitig vor Jahresende eine schriftliche Mitteilung mit der Zahl der offenen Tage, der Aufforderung, sie zu nehmen, und dem Hinweis auf den Verfall. Und bewahren Sie den Nachweis auf.

Lange Krankheit

Wer krank wird, verliert keinen Urlaub: Nach § 9 BUrlG werden ärztlich nachgewiesene Tage der Arbeitsunfähigkeit während des Urlaubs nicht angerechnet. Bei Langzeiterkrankung gilt eine eigene Grenze. Nach dem BAG-Urteil vom 20.12.2022 (9 AZR 245/19) erlischt der Urlaub 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres, also am 31. März des übernächsten Jahres, wenn der Mitarbeiter seit Beginn des Urlaubsjahres durchgehend arbeitsunfähig war. Hat er im Urlaubsjahr noch gearbeitet, bevor er krank wurde, kommt es wieder darauf an, ob der Arbeitgeber rechtzeitig auf den Urlaub hingewiesen hat.

Zu viele Fälle für eine Tabellenkalkulation?

Bei fünf Mitarbeitern lässt sich das alles noch im Kopf oder in einer Tabelle halten. Mit Teilzeitkräften, Ein- und Austritten unter dem Jahr, Resturlaub aus dem Vorjahr und den Hinweisschreiben zum Jahresende wird es schnell unübersichtlich. Ein Werkzeug wie TeamYo hilft dabei, Urlaubsanträge, Resturlaub und den Teamkalender an einem Ort zu führen und die Daten zu exportieren. Die Berechnung nach dem BUrlG und die Hinweispflicht bleiben dabei Ihre Aufgabe, ein Programm nimmt sie Ihnen nicht ab.

Urlaubsabgeltung: Auszahlung nur beim Ausscheiden

Urlaub ist zum Erholen da, nicht zum Verkaufen. Solange das Arbeitsverhältnis besteht, sieht das BUrlG keine Auszahlung des gesetzlichen Urlaubs vor. Erst wenn der Urlaub wegen der Beendigung des Arbeitsverhältnisses ganz oder teilweise nicht mehr gewährt werden kann, ist er nach § 7 Abs. 4 BUrlG abzugelten.

Die Höhe richtet sich nach § 11 Abs. 1 BUrlG: maßgeblich ist der durchschnittliche Arbeitsverdienst der letzten 13 Wochen vor Beginn des Urlaubs, ohne zusätzlich gezahlte Überstundenvergütung.

Ein vereinfachtes Beispiel. Herr Becker verdient fest 3.900 € brutto im Monat, arbeitet fünf Tage pro Woche und hat beim Austritt noch 5 offene Urlaubstage. In 13 Wochen, also drei Monaten, verdient er 11.700 €. Pro Woche sind das 900 €, bei 65 Arbeitstagen in diesen 13 Wochen pro Arbeitstag 180 €. Die Urlaubsabgeltung beträgt 5 mal 180 €, also 900 € brutto.

Auch der Abgeltungsanspruch verjährt. Nach dem BAG-Urteil vom 31.01.2023 (9 AZR 456/20) beginnt die dreijährige Frist in der Regel am Ende des Jahres, in dem das Arbeitsverhältnis endet.

Tarifverträge und Arbeitsvertrag

Viele Arbeitnehmer haben mehr als das gesetzliche Minimum, weil Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung oder Tarifvertrag das vorsehen. Für die Rechnung ist das wichtig: Zuerst prüfen Sie, welcher Anspruch gilt, dann wenden Sie die Formeln darauf an.

§ 13 Abs. 1 BUrlG regelt den Spielraum. Von den §§ 1, 2 und 3 Abs. 1, also vom Anspruch selbst und von den 24 Werktagen, kann auch ein Tarifvertrag nicht abweichen. Von den übrigen Vorschriften dürfen Tarifverträge abweichen, etwa bei Wartezeit, Teilurlaub oder Berechnung des Urlaubsentgelts. Arbeitsvertrag und Betriebsvereinbarung dürfen dagegen nur zugunsten der Arbeitnehmer abweichen.

Wenn in Ihrem Betrieb ein Tarifvertrag gilt, lesen Sie dort zuerst nach. Er kann eigene Regeln zu Übertragung, Zwölftelung oder Abgeltung enthalten, die den gesetzlichen Beispielen oben vorgehen.

Die Formeln im Überblick

Gesetzlicher Urlaub in der Fünftagewoche: 24 Werktage geteilt durch 6 mal 5 ergibt 20 Arbeitstage. Teilzeit: Urlaubstage der Vollzeit geteilt durch deren Wochenarbeitstage mal eigene Wochenarbeitstage. Teilurlaub: Jahresurlaub geteilt durch 12 mal volle Beschäftigungsmonate, ab einem halben Tag aufgerundet. Abgeltung: Verdienst der letzten 13 Wochen geteilt durch die Arbeitstage in diesen 13 Wochen, mal offene Urlaubstage.

Für konkrete Streitfälle, etwa bei langer Krankheit oder unklaren Vertragsklauseln, lohnt sich die Rücksprache mit einer Fachanwältin für Arbeitsrecht oder dem Arbeitgeberverband.

Häufig gestellte Fragen

Quellen

• Bundesurlaubsgesetz (BUrlG), gesetze-im-internet.de
• § 208 SGB IX, Zusatzurlaub, gesetze-im-internet.de
• § 19 Jugendarbeitsschutzgesetz, gesetze-im-internet.de
• BAG, Urteil vom 19.02.2019, 9 AZR 423/16
• BAG, Pressemitteilung zu 9 AZR 266/20 (Verjährung von Urlaubsansprüchen)
• BAG, Pressemitteilung zu 9 AZR 245/19 (Verfall bei Krankheit)
• BAG, Pressemitteilung zu 9 AZR 456/20 (Verjährung der Urlaubsabgeltung)
• Urlaubsanspruch bei Teilzeit, arbeitsrechte.de