Lohnfortzahlung im Krankheitsfall: Regeln für Arbeitgeber

Montag, 7:40 Uhr, eine Nachricht aufs Handy: „Ich bin krank, komme heute nicht.“ Für viele Inhaber kleiner Betriebe beginnt damit eine Kette von Fragen. Ab wann brauche ich eine Bescheinigung? Wie lange zahle ich das Gehalt weiter? Wann übernimmt die Krankenkasse? Und was passiert, wenn jemand im Urlaub krank wird? Die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall regelt in Deutschland vor allem das Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG).

Dieser Beitrag erklärt die Regeln Schritt für Schritt, rechnet ein Beispiel vor und sagt, was sich nach den Plänen der Bundesregierung ändern könnte und was davon am 05.10.2026 tatsächlich gilt.

Die Krankmeldung: unverzüglich und mit Dauer

Nach § 5 Abs. 1 Satz 1 EFZG muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitteilen. Unverzüglich heißt ohne schuldhaftes Zögern, in der Praxis meist vor Arbeitsbeginn am ersten Tag. Die Form ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, ein Anruf, eine E-Mail oder eine Nachricht genügen, sofern Sie nichts anderes festgelegt haben.

Den Grund der Erkrankung muss der Mitarbeiter nicht nennen. Gesundheitsdaten sind nach Art. 9 der Datenschutz-Grundverordnung besonders geschützt. Im Teamkalender sollte deshalb nur stehen, dass jemand abwesend ist, nicht warum.

Ab wann eine ärztliche Bescheinigung nötig ist

Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, muss der Arbeitnehmer nach § 5 Abs. 1 Satz 2 EFZG spätestens am darauffolgenden Arbeitstag eine ärztliche Bescheinigung vorlegen. Gezählt werden Kalendertage, nicht Arbeitstage. Wer am Freitag krank wird und am Montag noch krank ist, braucht die Bescheinigung also am Montag.

Der Arbeitgeber darf die Bescheinigung nach § 5 Abs. 1 Satz 3 EFZG auch früher verlangen, sogar ab dem ersten Tag. Das kann für einzelne Mitarbeiter gelten oder für alle, dann allerdings unter Beachtung der Mitbestimmung, falls ein Betriebsrat besteht.

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Seit dem 01.01.2023 gilt für gesetzlich Versicherte § 5 Abs. 1a EFZG. Der Mitarbeiter muss die Arbeitsunfähigkeit ärztlich feststellen lassen, die Praxis übermittelt die Daten an die Krankenkasse, und Sie als Arbeitgeber rufen die elektronische AU dort ab. Eine Papierbescheinigung muss er Ihnen nicht mehr vorlegen. Die Pflicht zur unverzüglichen Krankmeldung bleibt unberührt.

Für Privatversicherte und für Behandlungen außerhalb der vertragsärztlichen Versorgung gilt weiter die Bescheinigung auf Papier.

Sechs Wochen Entgeltfortzahlung

Nach § 3 Abs. 1 EFZG hat ein Arbeitnehmer, der unverschuldet arbeitsunfähig krank ist, Anspruch auf Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber bis zur Dauer von sechs Wochen. Der Anspruch entsteht nach § 3 Abs. 3 EFZG erst nach vierwöchiger ununterbrochener Dauer des Arbeitsverhältnisses. Wer in den ersten vier Wochen krank wird, erhält in dieser Zeit in der Regel Krankengeld von der Krankenkasse, sofern er gesetzlich versichert ist.

Fortzuzahlen ist nach § 4 Abs. 1 EFZG das Entgelt, das dem Mitarbeiter bei seiner regelmäßigen Arbeitszeit zusteht. Zusätzlich gezahlte Überstundenvergütung gehört nach § 4 Abs. 1a EFZG nicht dazu.

Neue Krankheit, neuer Anspruch?

Wird jemand erneut wegen derselben Krankheit arbeitsunfähig, entsteht ein neuer Sechswochenanspruch nach § 3 Abs. 1 Satz 2 EFZG nur, wenn er dazwischen mindestens sechs Monate nicht wegen dieser Krankheit arbeitsunfähig war oder seit Beginn der ersten Arbeitsunfähigkeit zwölf Monate vergangen sind.

Kommt eine neue Krankheit hinzu, während die erste noch andauert, bleibt es bei insgesamt sechs Wochen. Das BAG nennt das den Grundsatz der Einheit des Verhinderungsfalls (Urteil vom 11.12.2019, 5 AZR 505/18). Ein neuer Anspruch entsteht nur, wenn die erste Arbeitsunfähigkeit schon beendet war, als die zweite begann.

Nach sechs Wochen: Krankengeld

Endet die Entgeltfortzahlung, zahlt bei gesetzlich Versicherten die Krankenkasse Krankengeld. Es beträgt nach § 47 Abs. 1 SGB V 70 Prozent des regelmäßigen Bruttoentgelts bis zur Beitragsbemessungsgrenze, darf aber 90 Prozent des Nettoentgelts nicht übersteigen. Davon gehen noch Beiträge zur Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung ab. Den genauen Betrag berechnet die Krankenkasse.

Für Sie als Arbeitgeber bedeutet das: ab der siebten Woche keine Lohnzahlung mehr, sofern Arbeits- oder Tarifvertrag keinen Zuschuss vorsehen. Sie melden der Krankenkasse die Entgeltdaten über die Lohnabrechnung.

Erstattung für kleine Betriebe: das U1-Verfahren

Kleine Betriebe sind gegen das Risiko langer Krankheit abgesichert. Am Umlageverfahren U1 nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz nehmen Arbeitgeber teil, die im vergangenen Kalenderjahr für mindestens acht Kalendermonate nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigt haben. Teilzeitkräfte werden dabei anteilig gezählt, Auszubildende und schwerbehinderte Menschen nicht.

Sie zahlen einen monatlichen Umlagebeitrag an die Krankenkasse des Mitarbeiters und erhalten auf Antrag einen Teil der fortgezahlten Löhne für die ersten sechs Wochen zurück, höchstens 80 Prozent. Den Erstattungssatz wählen Sie je nach Krankenkasse aus mehreren Stufen, ein höherer Satz bedeutet eine höhere Umlage.

Ein Rechenbeispiel

Frau Hoffmann verdient fest 3.000 € brutto im Monat. Sie ist ab dem 02.03.2026 zehn Wochen arbeitsunfähig wegen derselben Erkrankung. Ihr Betrieb hat zwölf Beschäftigte und nimmt mit einem Erstattungssatz von 70 Prozent am U1-Verfahren teil.

Für sechs Wochen zahlt der Arbeitgeber das Gehalt weiter. Pro Woche sind das 3.000 € mal 3 geteilt durch 13, also rund 692,31 €, für sechs Wochen rund 4.153,85 € brutto. Über U1 bekommt er davon 70 Prozent zurück, also rund 2.907,69 €. Ab der siebten Woche zahlt die Krankenkasse Krankengeld an Frau Hoffmann, der Arbeitgeber zahlt nichts mehr. Vereinfacht: Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung und die genaue Erstattungsfähigkeit hängen von der Satzung der Krankenkasse ab.

Urlaub und Krankheit

Wer im Urlaub krank wird, verliert die Tage nicht. Nach § 9 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) werden die durch ärztliches Zeugnis nachgewiesenen Tage der Arbeitsunfähigkeit nicht auf den Jahresurlaub angerechnet. Der Mitarbeiter muss die Krankheit also melden und nachweisen. Er darf den Urlaub danach aber nicht eigenmächtig verlängern, die Tage müssen neu beantragt werden.

Auch bei langer Krankheit bleibt der Urlaubsanspruch bestehen. Nach der Rechtsprechung des BAG erlischt er bei durchgehender Arbeitsunfähigkeit erst 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres. Die Einzelheiten und die Hinweispflicht des Arbeitgebers erklärt der Beitrag zum Urlaubsanspruch.

Bei einem kranken Kind gelten eigene Regeln. Gesetzlich Versicherte erhalten nach § 45 SGB V Kinderkrankengeld von der Krankenkasse. Für 2026 sind es 15 Arbeitstage pro Kind und Elternteil, für Alleinerziehende 30, insgesamt höchstens 35 beziehungsweise 70 Tage. Diese erhöhten Werte gelten befristet bis 31.12.2026, danach sieht das Gesetz ohne neue Änderung wieder 10 und 20 Tage vor.

Ein Werkzeug wie TeamYo hilft dabei, Abwesenheiten, Urlaubskonten und den Teamkalender an einem Ort zu führen, sodass Sie sehen, wer fehlt und wie viele Urlaubstage noch offen sind. Krankheitsgründe gehören dort nicht hinein, und die Berechnung der Entgeltfortzahlung bleibt Aufgabe Ihrer Lohnabrechnung.

Was geplant ist: AU ab dem ersten Tag

Die Bundesregierung hat Anfang Juli 2026 angekündigt, die telefonische Krankschreibung abzuschaffen und die Vorlage einer ärztlichen Bescheinigung ab dem ersten Krankheitstag zur Pflicht zu machen. Nach Berichten der Fachpresse sollen Tarifverträge und Betriebe davon abweichen können.

Stand 05.10.2026 ist das nicht geltendes Recht. Nach § 5 EFZG ist die Bescheinigung weiterhin erst vorzulegen, wenn die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage dauert, sofern Sie nicht früher eine verlangen. Wann und in welcher Form eine Änderung kommt, ist offen.

Unabhängig davon können Sie schon heute die Vorlage ab dem ersten Tag verlangen. Ob sich das lohnt, ist eine Abwägung: mehr Nachweise, aber auch mehr Arztbesuche für leichte Erkältungen.

Zweifel an der Krankschreibung

Die AU-Bescheinigung hat einen hohen Beweiswert, aber keinen absoluten. Das BAG hat am 08.09.2021 (5 AZR 149/21) entschieden, dass der Beweiswert erschüttert sein kann, wenn eine Krankschreibung passgenau die Kündigungsfrist abdeckt. Dann muss der Mitarbeiter die Arbeitsunfähigkeit anders belegen. Bei gesetzlich Versicherten können Sie außerdem nach § 275 SGB V eine Begutachtung durch den Medizinischen Dienst über die Krankenkasse anregen. Bevor Sie die Zahlung einstellen, sollten Sie sich rechtlich beraten lassen.

Häufig gestellte Fragen

Quellen

• Entgeltfortzahlungsgesetz, § 3, gesetze-im-internet.de
• Entgeltfortzahlungsgesetz, § 4, gesetze-im-internet.de
• Entgeltfortzahlungsgesetz, § 5, gesetze-im-internet.de
• § 47 SGB V, Höhe des Krankengeldes, gesetze-im-internet.de
• § 9 BUrlG, Erkrankung während des Urlaubs, gesetze-im-internet.de
• BAG, Pressemitteilung zu 5 AZR 505/18, Einheit des Verhinderungsfalls
• BARMER, Umlageverfahren U1
• § 45 SGB V, Krankengeld bei Erkrankung des Kindes, gesetze-im-internet.de
• BAG, Urteil vom 08.09.2021, 5 AZR 149/21
• Universität Rostock, Auch 2026: 15 Tage Kinderkrankengeld pro Elternteil und Kind
• Handwerksblatt, Krankmeldung: AU-Bescheinigung ab dem ersten Tag
• ECOVIS, Krankschreibung ab Tag 1: Alles zur geplanten Reform 2026