Zeiterfassung und Dienstpläne für Pflegeheime und ambulante Pflege
Früh-, Spät- und Nachtdienst an jedem Tag im Jahr, und ambulante Teams, die unterwegs stempeln.
Pflege kennt keinen Feierabend um fünf
Im Pflegeheim ist immer jemand im Dienst: früh, spät, nachts, am Wochenende und an Feiertagen. In der ambulanten Pflege fährt das Team von Haushalt zu Haushalt. Ruhezeiten einhalten, Nacht- und Feiertagsstunden zählen und wissen, wer schon im Dienst ist, braucht mehr als eine Tabelle. Dazu kommt der Pflegemindestlohn mit eigener Aufzeichnungspflicht.
Was das Gesetz verlangt
Arbeitszeit binnen sieben Tagen aufzeichnen
Für Pflegebetriebe gilt der Pflegemindestlohn, dessen Einhaltung der Zoll kontrolliert. Für alle Beschäftigten, die er erfasst, müssen Sie Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags nach dem Arbeitstag aufzeichnen und mindestens zwei Jahre aufbewahren.
§ 19 Abs. 1 AEntG
Pflegemindestlohn und Mehrurlaub
Seit dem 01.07.2026 beträgt der Pflegemindestlohn 16,52 € brutto je Stunde, 17,80 € für Pflegekräfte mit mindestens einjähriger Ausbildung und 21,03 € für Pflegefachkräfte. Ab dem 01.07.2027 steigt er auf 16,95 €, 18,26 € und 21,58 €. Dazu kommen neun Tage Mehrurlaub im Jahr bei einer Fünftagewoche, außer Sie gewähren schon mehr als den gesetzlichen Urlaub. Verwaltung, Haustechnik, Küche, Hauswirtschaft und Auszubildende sind grundsätzlich ausgenommen, außer jemand arbeitet mindestens 25 % seiner Zeit in Betreuung oder Pflege.
§§ 1, 2 und 4 der Siebten Pflegearbeitsbedingungenverordnung (7. PflegeArbbV)
Ruhezeit: elf Stunden, in der Pflege verkürzbar
Nach Arbeitsende stehen jeder Person mindestens elf Stunden ununterbrochene Ruhezeit zu. In Einrichtungen zur Behandlung, Pflege und Betreuung von Personen darf sie um bis zu eine Stunde verkürzt werden, wenn jede Verkürzung innerhalb eines Kalendermonats oder von vier Wochen durch eine Ruhezeit von mindestens zwölf Stunden ausgeglichen wird. Einsätze während der Rufbereitschaft, die nicht mehr als die Hälfte der Ruhezeit ausmachen, können zu anderen Zeiten ausgeglichen werden.
§ 5 Abs. 1 bis 3 ArbZG
Sonn- und Feiertage: 15 freie Sonntage und Ersatzruhetag
An Sonn- und Feiertagen gilt grundsätzlich Arbeitsruhe. In Krankenhäusern und Einrichtungen zur Behandlung, Pflege und Betreuung von Personen ist Beschäftigung an diesen Tagen erlaubt, aber mindestens 15 Sonntage im Jahr müssen frei bleiben. Für einen gearbeiteten Sonntag gibt es einen Ersatzruhetag innerhalb von zwei Wochen, für einen Feiertag an einem Werktag innerhalb von acht Wochen.
§§ 9, 10 Abs. 1 Nr. 3 und 11 ArbZG
Nachtarbeit: Ausgleich und Untersuchung
Nachtzeit ist die Zeit von 23 bis 6 Uhr, Nachtarbeit jede Arbeit, die mehr als zwei Stunden davon umfasst. Wer regelmäßig nachts arbeitet, erhält für die Nachtstunden bezahlte freie Tage oder einen angemessenen Zuschlag, soweit kein Tarifvertrag das regelt. Eine feste Prozentzahl nennt das Gesetz nicht. Nachtarbeitnehmer können sich vor Beginn und dann mindestens alle drei Jahre arbeitsmedizinisch untersuchen lassen, ab 50 jährlich, auf Kosten des Arbeitgebers.
§§ 2 Abs. 3 bis 5 und 6 ArbZG
Eine Zusammenfassung des deutschen Arbeitsrechts. Sie ersetzt keine Rechtsberatung, und der Tarifvertrag Ihrer Branche kann Abweichendes regeln.
So hilft TeamYo
Pro-Tarif
Schichtarten und geteilte Schichten
Legen Sie wiederverwendbare Schichtarten an, mit einem oder mehreren Blöcken am selben Tag, zum Beispiel 10:00 bis 14:00 und 18:00 bis 22:00 Uhr. Die Pause zwischen den Blöcken einer geteilten Schicht zählt nicht als vorzeitiges Gehen.
Pro-Tarif
Automatische Prüfung des Dienstplans
Vor der Veröffentlichung prüft TeamYo die Ruhezeit zwischen Schichten (11 Stunden), die Stunden pro Woche (standardmäßig 48), die Stunden pro Tag und die aufeinanderfolgenden Arbeitstage (standardmäßig 12 Stunden und 6 Tage; das Unternehmen passt die Werte an seine Arbeitszeiten und seinen Tarifvertrag an) sowie Überschneidungen mit Abwesenheiten. Ein Dienstplan, der diese Grenzen nicht einhält, wird nicht veröffentlicht.
Pro-Tarif
Nachtstunden
Legen Sie den Nachtzeitraum (standardmäßig 22:00 bis 7:00 Uhr) und den Zuschlag fest. TeamYo zählt die Nachtstunden aus den tatsächlichen Stempelungen, nicht aus der geplanten Schicht.
Pro-Tarif
Arbeit an Feiertagen
An Feiertagen gearbeitete Stunden werden getrennt gezählt, mit dem Zuschlag, den Sie festlegen.
Pro-Tarif
Arbeitsmodi: Homeoffice und Dienstreise
Beim Stempeln gibt die Person an, ob sie im Homeoffice oder auf Dienstreise arbeitet. Das Unternehmen wählt, welche Modi es nutzt und wer außerhalb des Betriebs stempeln darf.
Pro-Tarif
Hinweis bei fehlender Stempelung
Fehlt nach Schichtbeginn oder -ende eine Stempelung, benachrichtigt TeamYo die Person und ihre Führungskraft per E-Mail, in der App oder beides. Wartezeit (5 Minuten bis 12 Stunden) und Kanal stellen Sie für beide getrennt ein.
Beispiel: ein Pflegeheim mit ambulantem Dienst
Im Heim hat der Dienstplan Früh-, Spät- und Nachtdienst, und TeamYo prüft vor der Veröffentlichung die Ruhezeit zwischen den Schichten und die aufeinanderfolgenden Arbeitstage.
Das ambulante Team stempelt zu Dienstbeginn unterwegs. Fehlt eine Stempelung, benachrichtigt TeamYo die Person und ihre Führungskraft nach der Wartezeit, die Sie festlegen.
Häufige Fragen
Wie stempelt das ambulante Team?
Am Smartphone, mit der Angabe, dass es unterwegs auf Dienstreise arbeitet. Das Unternehmen legt fest, wer außerhalb des Betriebs stempeln darf.
Trennt TeamYo Nacht- und Feiertagsstunden?
Ja. Sie legen Nachtzeitraum und Zuschlag fest, und Nacht- wie Feiertagsstunden werden getrennt gezählt, nach den tatsächlichen Stempelungen. Beides steht in der Excel-Datei, die Ihr Steuerberater oder Ihre Lohnbuchhaltung jeden Monat erhält.
Zählen Wegezeiten zwischen den Patienten mit?
Für den Pflegemindestlohn ja: Er wird auch für Wegezeiten zwischen mehreren aufzusuchenden Patientinnen und Patienten gezahlt, und gegebenenfalls zwischen diesen und den Geschäftsräumen des Pflegedienstes (§ 2 Abs. 4 der 7. PflegeArbbV).
Was kostet TeamYo?
Die Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung ist bis 5 Mitarbeitende kostenlos, ohne zeitliche Begrenzung. Zeiterfassung, Schichten und die Stunden für die Lohnabrechnung gehören zum Pro-Tarif: 1,70 € pro Person und Monat bei jährlicher oder 2,00 € bei monatlicher Abrechnung. Für Teams ab 25 Mitarbeitenden gibt es den Enterprise-Tarif, Preis auf Anfrage.
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