Pflicht zur Arbeitszeiterfassung: Was 2026 wirklich gilt

Seit Jahren heißt es, die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung komme demnächst. Viele Inhaber kleiner Betriebe haben daraus den Schluss gezogen, dass sie heute noch nichts tun müssen. Das ist ein Irrtum. Die Pflicht besteht schon, nur die gesetzliche Ausgestaltung fehlt noch.

Dieser Beitrag trennt sauber, was am 05.10.2026 geltendes Recht ist und was bisher nur in einem Entwurf steht. Dazu: was Sie aufzeichnen müssen, wie lange Sie es aufbewahren, wer kontrolliert und was ein Verstoß kosten kann.

Wie es zur Pflicht kam: EuGH 2019 und BAG 2022

Der Ausgangspunkt liegt in Luxemburg. Am 14.05.2019 entschied der Europäische Gerichtshof in der Rechtssache C-55/18 (CCOO gegen Deutsche Bank), dass die Mitgliedstaaten die Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit jedes Arbeitnehmers gemessen werden kann. Grundlage sind die Arbeitszeitrichtlinie 2003/88/EG und die Grundrechtecharta der EU.

Der deutsche Gesetzgeber hat dieses Urteil bis heute nicht in ein eigenes Gesetz umgesetzt. Diese Lücke hat das Bundesarbeitsgericht geschlossen. Mit Beschluss vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) stellte es fest, dass Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG), unionsrechtskonform ausgelegt, verpflichtet sind, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann.

Eigentlich ging es in dem Verfahren um eine andere Frage: ob ein Betriebsrat die Einführung einer elektronischen Zeiterfassung erzwingen kann. Das BAG verneinte das, gerade weil der Arbeitgeber dazu ohnehin gesetzlich verpflichtet ist. Ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 BetrVG besteht nur, soweit die Sache nicht schon gesetzlich geregelt ist. Wie das System konkret aussieht, ist damit nicht vorgegeben, und bei dieser Ausgestaltung bleibt Raum für die Mitbestimmung.

Was heute gilt

Die allgemeine Pflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz

Seit dem BAG-Beschluss gilt die Erfassungspflicht für alle Arbeitgeber, unabhängig von der Betriebsgröße. Eine Ausnahme für Kleinbetriebe kennt das geltende Recht nicht.

Das Bundesarbeitsministerium (BMAS) beschreibt in seinen Fragen und Antworten, was aufzuzeichnen ist: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jedes Arbeitnehmers. Eine bestimmte Form ist derzeit nicht vorgeschrieben, die Aufzeichnung kann also auch handschriftlich erfolgen. Der Arbeitgeber darf die Aufzeichnung an die Mitarbeiter delegieren, bleibt aber für die Einhaltung verantwortlich.

Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich. Der Arbeitgeber kann darauf verzichten, die Lage der Arbeitszeit vorzugeben und zu kontrollieren. Erfasst werden muss sie trotzdem, damit Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten überprüfbar bleiben.

§ 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz

Schon vor dem BAG-Beschluss enthielt das Arbeitszeitgesetz eine engere Aufzeichnungspflicht, die unverändert gilt. Nach § 16 Abs. 2 ArbZG muss der Arbeitgeber die Arbeitszeit aufzeichnen, die über die werktägliche Arbeitszeit von acht Stunden nach § 3 Satz 1 ArbZG hinausgeht. Außerdem muss er ein Verzeichnis der Arbeitnehmer führen, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit nach § 7 Abs. 7 ArbZG eingewilligt haben. Diese Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.

Zur Erinnerung: § 3 ArbZG erlaubt bis zu zehn Stunden am Werktag, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden nicht überschritten werden. Genau das soll die Aufzeichnung überprüfbar machen.

Nach § 16 Abs. 1 ArbZG muss der Arbeitgeber außerdem einen Abdruck des Gesetzes, der dazu erlassenen Verordnungen und der für den Betrieb geltenden Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen auslegen oder elektronisch zugänglich machen.

Mindestlohngesetz: Minijobs und besondere Branchen

Für bestimmte Beschäftigte gelten schon länger strengere Regeln. § 17 Abs. 1 Mindestlohngesetz (MiLoG) verpflichtet Arbeitgeber von geringfügig Beschäftigten nach § 8 Abs. 1 SGB IV sowie von Arbeitnehmern in den Wirtschaftsbereichen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, etwa Bau, Gastronomie, Gebäudereinigung, Spedition und Logistik, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen. Die Aufzeichnung muss spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem Arbeitstag erstellt und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Ausgenommen sind Minijobs in Privathaushalten nach § 8a SGB IV.

Wer also Minijobber beschäftigt, war schon vor 2022 zur vollständigen Zeiterfassung verpflichtet, zumindest für diese Gruppe.

Wie lange aufbewahren

Für die allgemeine Erfassungspflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz nennt das Gesetz keine Aufbewahrungsfrist, und auch das BAG hat keine festgelegt. Für die Nachweise nach § 16 Abs. 2 ArbZG und die Aufzeichnungen nach § 17 MiLoG gelten jeweils mindestens zwei Jahre. Es liegt nahe, alle Zeitaufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufzubewahren, dann ist man bei beiden Pflichten auf der sicheren Seite.

Denken Sie dabei auch an den Datenschutz. Zeitaufzeichnungen sind personenbezogene Daten. Sie sollten nur so lange gespeichert werden, wie ein Grund dafür besteht, und nur von den Personen eingesehen werden, die sie für ihre Aufgabe brauchen.

Wer kontrolliert

Die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes überwachen nach § 17 Abs. 1 ArbZG die nach Landesrecht zuständigen Behörden, je nach Bundesland etwa das Amt für Arbeitsschutz oder die Gewerbeaufsicht. Nach § 17 Abs. 4 ArbZG kann die Behörde Auskünfte verlangen und die Vorlage von Arbeitszeitnachweisen, Tarifverträgen und Betriebsvereinbarungen fordern. § 17 Abs. 5 ArbZG gibt ihren Beauftragten das Recht, die Arbeitsstätten während der Betriebs- und Arbeitszeit zu betreten und zu besichtigen.

Für die Prüfungen nach dem Mindestlohngesetz sind nach § 14 MiLoG die Behörden der Zollverwaltung zuständig, in der Praxis die Finanzkontrolle Schwarzarbeit.

Was ein Verstoß kosten kann

Hier lohnt es sich, genau hinzusehen, denn die Bußgelder hängen von der verletzten Vorschrift ab.

Wer entgegen § 16 Abs. 2 ArbZG Aufzeichnungen nicht oder nicht richtig erstellt oder nicht lange genug aufbewahrt, handelt nach § 22 Abs. 1 Nr. 9 ArbZG ordnungswidrig. Die Geldbuße kann nach § 22 Abs. 2 ArbZG bis zu 30.000 € betragen.

Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht nach § 17 Abs. 1 MiLoG sind nach § 21 Abs. 1 Nr. 8 MiLoG eine Ordnungswidrigkeit. Dafür sieht § 21 Abs. 3 MiLoG eine Geldbuße von bis zu 50.000 € vor.

Für die allgemeine Pflicht aus § 3 ArbSchG gibt es kein unmittelbares Bußgeld. Die Behörde kann aber nach § 22 Abs. 3 ArbSchG anordnen, dass der Arbeitgeber eine Zeiterfassung einführt. Wer eine solche vollziehbare Anordnung missachtet, riskiert nach § 25 ArbSchG eine Geldbuße von bis zu 30.000 €. Das BMAS weist darauf hin, dass bei Verstößen zunächst Nachbesserungen verlangt oder gegebenenfalls Bußgelder verhängt werden können.

Hinzu kommt ein Risiko, das oft unterschätzt wird: Ohne Aufzeichnungen fällt es dem Arbeitgeber schwer, in einem Streit um Überstunden oder Urlaub etwas zu belegen.

Die Reform: was geplant ist und was davon gilt

Stand 05.10.2026 enthält das Arbeitszeitgesetz keine neue Regelung zur Arbeitszeiterfassung. Es gibt einen Referentenentwurf des BMAS. Ein Referentenentwurf ist ein Arbeitspapier des Ministeriums, kein Gesetz und auch noch kein Regierungsentwurf.

Der Entwurf wurde am 18.06.2026 bekannt. Nach Berichten der Fachpresse sieht er vor, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit grundsätzlich elektronisch und am Tag der Arbeitsleistung aufzuzeichnen. Arbeitgeber mit bis zu zehn Beschäftigten sollen dauerhaft von der elektronischen Form befreit sein, nicht aber von der Aufzeichnung selbst. Für andere Betriebe sind nach Größe gestaffelte Übergangsfristen vorgesehen. Die Aufzeichnung soll delegiert werden können, Vertrauensarbeitszeit soll möglich bleiben. Außerdem soll es nach dem Entwurf möglich werden, statt der täglichen eine wöchentliche Höchstarbeitszeit festzulegen, allerdings nur über einen Tarifvertrag oder eine darauf beruhende Betriebsvereinbarung.

Einen Kabinettsbeschluss dazu haben wir bis zum 05.10.2026 in den Veröffentlichungen des BMAS nicht gefunden. Wann und in welcher Fassung ein Gesetz kommt, ist offen.

Für Ihren Betrieb bedeutet das: Bauen Sie auf dem auf, was heute gilt, also Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit für alle Mitarbeiter, in einer Form Ihrer Wahl. Wer ohnehin neu einführt, wählt sinnvollerweise ein elektronisches System, weil der Entwurf in diese Richtung geht. Verbindlich ist das aber erst, wenn ein Gesetz im Bundesgesetzblatt steht.

So setzen Sie die Pflicht im Betrieb um

Klären Sie zuerst, für wen welche Regel gilt. Minijobber und Mitarbeiter in Branchen nach § 2a SchwarzArbG unterliegen der Siebentagesfrist des MiLoG, für alle anderen gilt die allgemeine Pflicht. Leitende Angestellte sind nach § 18 ArbZG vom Arbeitszeitgesetz ausgenommen.

Legen Sie dann fest, wie erfasst wird. Papier, Tabelle, Terminal oder App sind derzeit zulässig, solange das System objektiv, verlässlich und zugänglich ist. Gibt es einen Betriebsrat, hat er nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bei der Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen mitzubestimmen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Mitarbeiter zu überwachen. Binden Sie ihn bei einer elektronischen Zeiterfassung deshalb früh ein.

Bestimmen Sie, wer die Einträge prüft, zum Beispiel einmal pro Woche die Teamleitung. Wer Mitarbeiter selbst erfassen lässt, sollte trotzdem kontrollieren, ob die Einträge vollständig sind und ob Ruhezeiten und Höchstarbeitszeiten eingehalten werden.

Eine App wie TeamYo hilft dabei, Zeitaufzeichnungen und Abwesenheiten an einem Ort zu halten und einen monatlichen Stundenzettel zu exportieren, etwa für das Steuerbüro. Welche Regeln für Ihren Betrieb gelten und ob Ihre Erfassung den deutschen Anforderungen genügt, müssen Sie selbst prüfen. Im Zweifel hilft eine Fachanwältin für Arbeitsrecht oder Ihre Kammer.

Häufig gestellte Fragen

Quellen

• Arbeitszeitgesetz, § 16 Aushang und Arbeitszeitnachweise, gesetze-im-internet.de
• Arbeitszeitgesetz, § 17 Aufsichtsbehörde, gesetze-im-internet.de
• Arbeitszeitgesetz, § 22 Bußgeldvorschriften, gesetze-im-internet.de
• Mindestlohngesetz, § 17 Erstellen und Bereithalten von Dokumenten, gesetze-im-internet.de
• Mindestlohngesetz, § 21 Bußgeldvorschriften, gesetze-im-internet.de
• Arbeitsschutzgesetz, § 25 Bußgeldvorschriften, gesetze-im-internet.de
• BAG, Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21, Pressemitteilung
• EuGH, Urteil vom 14.05.2019, C-55/18, Pressemitteilung 61/19
• BMAS, Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung
• Handwerksblatt, Neues Arbeitszeitgesetz: Das steht drin
• IHK Rhein-Neckar, Arbeitszeiterfassung: Pflicht, Gesetzesstand und Urteile