Urlaubsplanung im Team: Leitfaden für KMU in Deutschland

Im Januar sind die Urlaubswünsche noch Zukunftsmusik, im Mai streiten sich drei Leute um dieselben zwei Wochen im August. Wer die Urlaubsplanung im Team früh und nach festen Regeln macht, erspart sich diesen Streit. Für kleine und mittlere Betriebe in Deutschland ist der Rahmen überschaubar: § 7 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG), wenn vorhanden der Betriebsrat, und ein paar Urteile des Bundesarbeitsgerichts (BAG).

Dieser Leitfaden zeigt, wer über die Termine entscheidet, welche Vorrangregeln gelten, wann Betriebsurlaub zulässig ist und wie ein Jahresplan Schritt für Schritt entsteht. Zum Schluss ein ehrlicher Vergleich zwischen Tabelle und Software.

Wer über den Urlaubstermin entscheidet

Den Urlaub gewährt der Arbeitgeber. Der Mitarbeiter darf nicht einfach gehen, auch wenn er noch Tage offen hat. Eine Selbstbeurlaubung ist eine Pflichtverletzung und kann eine Kündigung rechtfertigen.

Frei ist der Arbeitgeber bei der Festlegung aber nicht. Nach § 7 Abs. 1 Satz 1 BUrlG sind die Urlaubswünsche des Mitarbeiters zu berücksichtigen. Ablehnen darf der Arbeitgeber nur, wenn dringende betriebliche Belange entgegenstehen oder Urlaubswünsche anderer Mitarbeiter, die unter sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen. Im Anschluss an eine Maßnahme der medizinischen Vorsorge oder Rehabilitation muss der Urlaub nach § 7 Abs. 1 Satz 2 BUrlG auf Verlangen gewährt werden.

Dringende betriebliche Belange sind mehr als normaler Arbeitsanfall. Gemeint sind etwa eine Saisonspitze, die sich nicht anders abfangen lässt, eine Inventur oder eine Mindestbesetzung, ohne die der Betrieb nicht läuft. Dass der Urlaub ungelegen kommt, reicht nicht.

Einmal gewährt, bleibt gewährt

Ist der Urlaub genehmigt, sind beide Seiten gebunden. Einen einseitigen Widerruf kennt das Gesetz nicht. Nach dem BAG-Urteil vom 20.06.2000 (9 AZR 405/99) ist auch eine Vereinbarung unwirksam, nach der der Mitarbeiter sich verpflichtet, den Urlaub auf Anruf abzubrechen. Prüfen Sie Anträge deshalb vor der Freigabe gründlich.

Am Stück oder geteilt

Nach § 7 Abs. 2 BUrlG ist der Urlaub zusammenhängend zu gewähren, es sei denn, dringende betriebliche oder persönliche Gründe erfordern eine Teilung. Hat der Mitarbeiter Anspruch auf mehr als zwölf Werktage, muss einer der Teile mindestens zwölf aufeinanderfolgende Werktage umfassen. In der Fünftagewoche sind das zwei Wochen am Stück. Wünscht der Mitarbeiter selbst viele kurze Urlaube, ist das in der Praxis üblich und unproblematisch, ein Block von zwei Wochen sollte aber möglich bleiben.

Vorrangregeln: wer bei Überschneidungen zuerst kommt

Wollen mehrere Mitarbeiter gleichzeitig weg und reicht die Besetzung nicht, entscheiden soziale Gesichtspunkte. Das Gesetz zählt sie nicht auf. In der Praxis werden etwa schulpflichtige Kinder und die Bindung an Schulferien, die Urlaubszeit des Ehe- oder Lebenspartners, das Erholungsbedürfnis, das Alter und die Dauer der Betriebszugehörigkeit berücksichtigt. Auch wer im Vorjahr zurückstecken musste, kann diesmal Vorrang haben.

Wer zuerst kommt, mahlt zuerst, ist dagegen kein sozialer Gesichtspunkt. Ein festes Verfahren mit Einreichungsfrist ist fairer und rechtlich sicherer.

Ein Rechenbeispiel

Ein Steuerbüro hat acht Mitarbeiter, davon sind mindestens fünf gleichzeitig nötig. Höchstens drei können also zugleich Urlaub haben. Die Sommerferien im Bundesland dauern sechs Wochen. Das ergibt sechs mal drei, also 18 Urlaubswochen, die im Sommer vergeben werden können.

Wünschen sich alle acht drei Wochen in den Ferien, sind das 24 Wochen. Sechs Wochen fehlen. Die vier Mitarbeiter mit schulpflichtigen Kindern erhalten ihre drei Wochen, das sind zwölf. Es bleiben sechs Wochen für die übrigen vier, also im Schnitt eineinhalb Wochen. Wer jetzt zurücksteckt, bekommt nächstes Jahr Vorrang. So lässt sich die Entscheidung begründen und nachvollziehen.

Betriebsurlaub und Urlaubssperre

Der Arbeitgeber kann Betriebsurlaub festlegen, etwa zwischen Weihnachten und Neujahr oder zwei Wochen im Sommer, wenn dringende betriebliche Belange dafür sprechen. Das BAG hat schon mit Beschluss vom 28.07.1981 (1 ABR 79/79) Betriebsferien grundsätzlich anerkannt. In der Praxis gilt als Richtwert, dass für Betriebsferien nicht mehr als drei Fünftel des Jahresurlaubs verplant werden sollten. Bei 30 Urlaubstagen sind das höchstens 18 Tage, mindestens 12 Tage bleiben für die eigene Planung.

Kündigen Sie Betriebsferien früh an, idealerweise im Vorjahr. Bereits genehmigter Urlaub zu anderen Terminen bleibt bestehen. Hat ein Mitarbeiter, etwa nach dem Eintritt im Herbst, noch nicht genug Urlaubstage für den Betriebsurlaub, müssen Sie ihn in dieser Zeit in der Regel trotzdem bezahlen, weil Sie die Arbeit nicht annehmen. Ein Vorgriff auf den Urlaub des nächsten Jahres ist nur mit seinem Einverständnis möglich.

Eine Urlaubssperre, etwa während der Inventur oder im Weihnachtsgeschäft, ist ebenfalls möglich, wenn dringende betriebliche Gründe sie rechtfertigen. Machen Sie sie früh bekannt, damit niemand in diese Zeit hinein plant.

Der Betriebsrat

Gibt es einen Betriebsrat, bestimmt er nach § 87 Abs. 1 Nr. 5 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) mit bei der Aufstellung allgemeiner Urlaubsgrundsätze und des Urlaubsplans sowie bei der Festsetzung der zeitlichen Lage des Urlaubs für einzelne Arbeitnehmer, wenn Arbeitgeber und Mitarbeiter sich nicht einig werden. Betriebsferien, Einreichungsfristen und Vorrangregeln sind typische Inhalte einer Betriebsvereinbarung. In Betrieben ohne Betriebsrat können Sie dieselben Regeln als Richtlinie veröffentlichen.

Den Jahresplan in fünf Schritten aufstellen

Erstens: Im Oktober oder November die Rahmendaten festlegen. Dazu gehören die Feiertage aller Standorte, die Schulferien der betroffenen Bundesländer, geplante Betriebsferien, Urlaubssperren und die Mindestbesetzung pro Team. Die Feiertage für 2026 und 2027 und die besten Brückentage finden Sie im Beitrag zu den Feiertagen in Deutschland.

Zweitens: Urlaubskonten prüfen. Wie viele Tage stehen jedem im neuen Jahr zu, wie viel Resturlaub wird übertragen? Wie man das rechnet, erklärt der Beitrag zum Urlaubsanspruch. Denken Sie an den schriftlichen Hinweis auf verfallenden Urlaub vor Jahresende, sonst verfällt nach der Rechtsprechung des BAG (9 AZR 423/16) nichts.

Drittens: Wünsche bis zu einem festen Termin einsammeln, etwa bis 31. Januar, zumindest für die Haupturlaubszeiten.

Viertens: Überschneidungen auflösen, im Gespräch und nach den sozialen Gesichtspunkten. Dokumentieren Sie kurz, warum wer Vorrang bekam.

Fünftens: Den Plan freigeben und für alle sichtbar machen. Spätere Anträge prüfen Sie gegen diesen Plan. Planen Sie Lücken für Krankheit und kurzfristige Ausfälle ein, ein Plan, der jede Woche auf die Mindestbesetzung genau aufgeht, hält dem ersten Grippewinter nicht stand.

Tabelle oder Software?

Für viele kleine Betriebe ist eine Tabelle der Anfang, und das ist nicht falsch. Sie kostet nichts, jeder kennt sie, und man kann sie in einer Stunde an den eigenen Betrieb anpassen. Bei fünf Mitarbeitern und einem Standort reicht sie oft.

Die Grenzen zeigen sich mit dem Wachstum. Mehrere Personen bearbeiten dieselbe Datei, und am Ende ist unklar, welche Version gilt. Anträge kommen per E-Mail, Zuruf und Zettel, und die Genehmigung ist nirgends dokumentiert. Resturlaub, Teilzeit, Krankheit im Urlaub und Kürzungen wegen Elternzeit werden von Hand nachgetragen. Und wer im Urlaub ist, sieht den Plan nicht vom Handy aus.

Software löst diese Punkte, bringt aber eigene Fragen mit: laufende Kosten, Einrichtung, Datenschutz, und die Mitarbeiter müssen sie auch benutzen. Eine App wie TeamYo hilft dabei, Urlaubsanträge, Genehmigungen, Urlaubskonten und den Teamkalender an einem Ort zu führen, die Mitarbeiter stellen Anträge vom Handy aus. Die Urlaubsverwaltung ist bis fünf Mitarbeiter kostenlos. Die Entscheidung über Vorrang, Betriebsferien und die Anwendung des BUrlG bleibt bei Ihnen, das nimmt Ihnen keine Software ab. Testen Sie im Zweifel beides eine Planungsrunde lang und entscheiden Sie dann.

Häufig gestellte Fragen

Quellen

• § 7 BUrlG, Zeitpunkt, Übertragbarkeit und Abgeltung des Urlaubs, gesetze-im-internet.de
• § 87 BetrVG, Mitbestimmungsrechte, gesetze-im-internet.de
• BAG, Urteil vom 20.06.2000, 9 AZR 405/99, dejure.org
• BAG, Urteil vom 19.02.2019, 9 AZR 423/16
• Haufe, Betriebsferien: Wann kann der Arbeitgeber Urlaub anordnen?
• arbeitsrechte.de, Betriebsurlaub: Was darf der Chef anordnen?