Smart working in Italia: le regole del lavoro agile

Dopo gli anni dell’emergenza, lo smart working in Italia è tornato a essere quello che la legge prevedeva dal 2017: una modalità di lavoro concordata con il singolo dipendente, con un accordo scritto e una comunicazione al Ministero. Le regole semplificate sono finite, e nel 2025 e nel 2026 sono arrivate due novità che una piccola impresa deve conoscere: il termine di cinque giorni per la comunicazione e l’informativa annuale sulla sicurezza con sanzioni penali.

Questa guida riepiloga le regole del lavoro agile in vigore al 05/10/2026.

Cos’è il lavoro agile

La disciplina è negli articoli da 18 a 23 della L. 81/2017. Il lavoro agile, che nel linguaggio comune chiamiamo smart working, è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti. La prestazione si svolge in parte all’interno dei locali aziendali e in parte all’esterno, senza una postazione fissa, e anche senza precisi vincoli di orario o di luogo, ma sempre entro i limiti di durata massima dell’orario giornaliero e settimanale previsti dalla legge e dal contratto collettivo.

Non va confuso con il telelavoro, regolato dall’accordo interconfederale del 2004, in cui il dipendente lavora da una postazione fissa esterna, di solito il domicilio, con regole più rigide su postazione e orario.

L’accordo individuale

Cosa deve contenere

Per l’articolo 19 l’accordo va stipulato per iscritto, ai fini della regolarità amministrativa e della prova. Deve disciplinare l’esecuzione della prestazione fuori dai locali aziendali, anche per quanto riguarda il potere direttivo del datore di lavoro e gli strumenti utilizzati. Deve individuare i tempi di riposo del lavoratore e le misure tecniche e organizzative necessarie per assicurare la disconnessione dalle strumentazioni di lavoro.

Nella pratica un buon accordo indica anche i giorni o la quota di lavoro da remoto, le fasce in cui il dipendente è contattabile, i luoghi esclusi per ragioni di sicurezza o riservatezza e le modalità di controllo.

Durata e recesso

L’accordo può essere a termine o a tempo indeterminato. Se è a tempo indeterminato, ciascuna parte può recedere con un preavviso di almeno 30 giorni; per i lavoratori disabili il preavviso del datore di lavoro è di almeno 90 giorni. In presenza di un giustificato motivo si può recedere senza preavviso.

Chi ha la priorità

L’articolo 18, comma 3-bis, obbliga il datore di lavoro che stipula accordi di lavoro agile a dare priorità alle richieste dei genitori di figli fino a 12 anni o di figli disabili senza limiti di età, dei lavoratori con disabilità grave e dei caregiver. Il lavoratore che chiede il lavoro agile non può essere sanzionato, demansionato o trasferito per questo. Dal 2025 la L. 106/2025 ha aggiunto una priorità per i dipendenti con malattie oncologiche, invalidanti o croniche al rientro dal congedo previsto da quella legge.

La comunicazione obbligatoria entro cinque giorni

L’articolo 23 della L. 81/2017 obbliga il datore di lavoro a comunicare in via telematica al Ministero del Lavoro i nominativi dei lavoratori e le date di inizio e di cessazione del lavoro agile. Dal 12/01/2025, per effetto dell’articolo 14 della L. 203/2024 (il collegato lavoro), la comunicazione va fatta entro cinque giorni dalla data di avvio, oppure entro cinque giorni dall’evento che modifica la durata o fa cessare il periodo di lavoro agile.

La comunicazione si fa sulla piattaforma del Ministero; l’accordo individuale resta in azienda e va conservato. La mancata comunicazione è punita con la sanzione dell’articolo 19, comma 3, del D.Lgs. 276/2003: da 100 a 500 euro per ogni lavoratore interessato.

Esempio

Un’impresa di 15 dipendenti avvia il lavoro agile per quattro persone e dimentica di inviare le comunicazioni. In un’ispezione rischia da 400 a 2.000 euro, cioè da 100 a 500 euro per ciascuno dei quattro lavoratori, oltre alla regolarizzazione. Se nel frattempo uno dei quattro passa da due a tre giorni di remoto con un nuovo accordo a termine, anche la modifica di durata va comunicata entro cinque giorni.

Strumenti, costi e sicurezza

Gli strumenti di lavoro

L’articolo 18, comma 2, rende il datore di lavoro responsabile della sicurezza e del buon funzionamento degli strumenti tecnologici assegnati al lavoratore. Il Protocollo nazionale sul lavoro agile nel settore privato del 07/12/2021, firmato al Ministero del Lavoro dalle parti sociali, indica che di norma il datore di lavoro fornisce la strumentazione tecnologica e informatica, salvo diversi accordi, e che le spese di manutenzione e sostituzione sono a suo carico.

Se le parti concordano l’uso di strumenti del lavoratore, il Protocollo prevede che stabiliscano i requisiti minimi di sicurezza e che possano concordare forme di indennizzo per le spese. La legge non impone un rimborso forfettario di luce, riscaldamento o connessione: è materia dell’accordo individuale o del contratto collettivo. Il trattamento fiscale di eventuali rimborsi va verificato con il consulente.

L’informativa sulla sicurezza: la novità del 2026

L’articolo 22 della L. 81/2017 prevedeva già un’informativa scritta annuale sui rischi. La L. 11 marzo 2026, n. 34 (legge annuale sulle PMI), in vigore dal 07/04/2026, con l’articolo 11 ha inserito il comma 7-bis nell’articolo 3 del D.Lgs. 81/2008: per il lavoro agile svolto in luoghi che non sono nella disponibilità del datore di lavoro, gli obblighi di sicurezza si assolvono con la consegna, almeno una volta all’anno, di un’informativa scritta sui rischi generali e specifici, ai lavoratori e al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza.

La differenza rispetto al passato è la sanzione: la stessa legge ha richiamato questo obbligo nell’articolo 55, comma 5, lettera c), del D.Lgs. 81/2008, e la mancata consegna è ora punita penalmente, con l’arresto da due a quattro mesi o l’ammenda da 1.708,61 a 7.403,96 euro. Se hai dipendenti in smart working e l’informativa è ferma a qualche anno fa, è il primo documento da aggiornare.

Parità di trattamento

Per l’articolo 20 il lavoratore agile ha diritto a un trattamento economico e normativo non inferiore a quello dei colleghi che svolgono le stesse mansioni in azienda. Buoni pasto, premi e formazione seguono le regole aziendali e del CCNL, che conviene richiamare nell’accordo.

Orario e registrazione delle presenze

Il lavoro agile può essere svolto senza un orario fisso, ma non fuori dai limiti di legge: 48 ore medie settimanali, 11 ore di riposo ogni 24, pausa dopo sei ore. Li trovi nella guida su orario di lavoro, pause e riposi.

L’obbligo di registrare nel Libro Unico del Lavoro le ore giornaliere di ciascun dipendente non cambia quando il dipendente lavora da casa. Spieghiamo cosa va registrato nella guida sulla registrazione dell’orario di lavoro. Per i controlli a distanza l’articolo 21 della L. 81/2017 rinvia all’articolo 4 dello Statuto dei lavoratori: gli strumenti di registrazione delle presenze sono ammessi senza accordo sindacale, ma il dipendente va informato su come funzionano.

Uno strumento come TeamYo permette ai dipendenti di timbrare dallo smartphone ovunque lavorino, indicando se sono da remoto, tiene nello stesso calendario chi è in ferie e chi è assente, ed esporta il foglio presenze mensile per il consulente. Il rispetto delle regole sul lavoro agile, dall’accordo alla comunicazione, resta a carico dell’azienda.

Il diritto alla disconnessione

L’articolo 19 della L. 81/2017 chiede che l’accordo individui le misure per assicurare la disconnessione. L’articolo 2, comma 1-ter, del D.L. 30/2021, convertito dalla L. 61/2021, riconosce espressamente al lavoratore agile il diritto alla disconnessione dalle strumentazioni tecnologiche e dalle piattaforme informatiche, nel rispetto degli accordi e fatti salvi i periodi di reperibilità concordati. Lo stesso comma precisa che l’esercizio di questo diritto non può avere ripercussioni sul rapporto di lavoro o sulla retribuzione.

Il Protocollo nazionale del 2021 suggerisce di individuare una fascia di disconnessione in cui il dipendente non svolge la prestazione. In pratica basta scrivere nell’accordo, ad esempio, che fuori dalla fascia dalle 8 alle 19 e nei giorni di riposo il dipendente non è tenuto a leggere email e messaggi, e che non ci sono conseguenze se non risponde.

Domande frequenti

Fonti

• L. 22 maggio 2017, n. 81, artt. 18-23, lavoro agile (Normattiva)
• L. 81/2017, art. 23, comunicazione obbligatoria (Normattiva)
• Ministero del Lavoro, Protocollo nazionale sul lavoro agile nel settore privato del 07/12/2021
• Collegato lavoro, art. 14: termine per le comunicazioni di lavoro agile (Bollettino ADAPT)
• L. 11 marzo 2026, n. 34, art. 11, salute e sicurezza nel lavoro agile (Normattiva)
• Legge 11 marzo 2026, n. 34: il lavoro agile entra nel D.Lgs. 81/08 (Blumatica)
• Diritto alla disconnessione, L. 61/2021 di conversione del D.L. 30/2021 (Certifico)