Calcolo ferie dipendenti in Italia: guida pratica 2026

Il calcolo delle ferie sembra un’operazione da cedolino, ma nelle piccole imprese è una delle domande che arrivano più spesso all’ufficio del personale. Quanti giorni spettano a chi è entrato a marzo? Come si contano per un part-time che lavora tre giorni a settimana? Cosa si paga a chi se ne va con le ferie ancora da godere?

Le regole sono poche e chiare, ma sono distribuite tra Costituzione, Codice civile, decreto legislativo 66/2003 e contratto collettivo. Questa guida le mette in ordine, con esempi numerici che puoi rifare sul tuo caso.

Il minimo di legge: quattro settimane

Il punto di partenza è l’articolo 36 della Costituzione, che definisce le ferie annuali retribuite un diritto a cui il lavoratore non può rinunciare. L’articolo 2109 del Codice civile aggiunge che il periodo di ferie è possibilmente continuativo, che lo fissa il datore di lavoro tenendo conto delle esigenze dell’impresa e degli interessi del lavoratore, e che il datore deve comunicarlo in anticipo.

La quantità minima la stabilisce l’articolo 10 del D.Lgs. 66/2003: un periodo annuale di ferie retribuite non inferiore a quattro settimane. La legge parla di settimane, non di giorni, e la differenza conta. Con una settimana lavorativa di cinque giorni, quattro settimane valgono 20 giorni lavorativi. Con una settimana di sei giorni ne valgono 24.

Il Codice civile, nella versione originaria, richiedeva un anno di servizio ininterrotto prima di maturare le ferie. La Corte costituzionale ha eliminato quel requisito con la sentenza n. 66/1963 e ha poi esteso il diritto anche al periodo di prova con la sentenza n. 189/1980. Oggi le ferie maturano dal primo giorno di lavoro.

Il ruolo del contratto collettivo

Le quattro settimane sono un minimo. Quasi tutti i CCNL prevedono di più, e il calcolo ferie corretto parte sempre dal contratto applicato in azienda, non dalla legge.

Alcuni contratti, per esempio, riconoscono 26 giorni lavorativi di ferie all’anno contati su una settimana convenzionale di sei giorni, da lunedì a sabato, qualunque sia l’orario reale. Con una regola del genere, chi lavora dal lunedì al venerdì consuma più di un giorno di monte ferie per ogni giorno di assenza (1,2 giorni, cioè sei quinti), così che una settimana di ferie scali sempre sei giorni.

Altri contratti esprimono le ferie in ore. Prima di qualsiasi calcolo verifica tre cose nel tuo CCNL: la quantità annua, l’unità di misura (giorni lavorativi, giorni di calendario o ore) e la regola per le frazioni di mese.

Come si calcolano le ferie maturate

La maturazione in dodicesimi

Le ferie maturano mese per mese. Il rateo mensile è la quantità annua divisa per 12. Con 26 giorni annui il rateo è di circa 2,17 giorni al mese. Con 20 giorni è di circa 1,67.

Per le frazioni di mese decide il contratto. Una regola frequente è che il mese conti per intero se il lavoratore ha prestato servizio per almeno 15 giorni, e che le frazioni inferiori non contino: negli esempi che seguono usiamo questa.

Primo anno: un esempio con assunzione a metà anno

Prendiamo un’impiegata assunta il 10/03/2026 con un CCNL che prevede 26 giorni annui e la regola dei 15 giorni. A marzo lavora dal 10 al 31, quindi più di 15 giorni: il mese conta. Da marzo a dicembre maturano 10 mesi.

Il calcolo è 26 diviso 12, moltiplicato per 10: circa 21,67 giorni di ferie per il 2026.

Se fosse stata assunta il 20/03/2026, a marzo avrebbe solo 12 giorni di servizio. Marzo non conterebbe, i mesi utili sarebbero 9 e le ferie del 2026 sarebbero 26 diviso 12 per 9, cioè 19,5 giorni.

Lavoratori a tempo parziale

L’articolo 7 del D.Lgs. 81/2015 stabilisce che il lavoratore a tempo parziale non deve ricevere un trattamento meno favorevole del collega a tempo pieno, e che il suo trattamento si riproporziona in base alla minore quantità di lavoro. Per le ferie questo si traduce in modo diverso secondo la forma di part-time.

Nel part-time orizzontale il dipendente lavora tutti i giorni, ma meno ore. Mantiene lo stesso numero di giorni di ferie del tempo pieno: un giorno di ferie vale semplicemente meno ore. Con un minimo di 20 giorni su cinque giorni settimanali e un orario di 4 ore al giorno, restano 20 giorni da 4 ore.

Nel part-time verticale il dipendente lavora a orario pieno solo alcuni giorni. Qui si riproporzionano i giorni. Le quattro settimane minime, per chi lavora tre giorni a settimana, diventano 4 per 3, cioè 12 giorni di ferie, ciascuno di orario pieno. Il risultato è lo stesso del tempo pieno: quattro settimane di assenza dal lavoro.

Se il tuo CCNL esprime le ferie in ore, il calcolo è più semplice: le ore annue del tempo pieno si moltiplicano per la percentuale di part-time.

Quando vanno godute: la regola dei 18 mesi

L’articolo 10 del D.Lgs. 66/2003 divide le quattro settimane in due blocchi. Almeno due settimane vanno godute nell’anno di maturazione, consecutive se il lavoratore lo chiede. Le altre due settimane vanno godute entro i 18 mesi successivi alla fine dell’anno di maturazione, salvo termini diversi del contratto collettivo.

In concreto, per le ferie maturate nel 2026: due settimane entro il 31/12/2026, le altre due entro il 30/06/2028.

Passati i 18 mesi le ferie non spariscono. La Corte di giustizia UE, nella sentenza C-684/16 del 06/11/2018 (Max-Planck), ha stabilito che il lavoratore non perde automaticamente le ferie per il solo fatto di non averle chieste. La perdita è ammessa solo se il datore di lavoro dimostra di averlo messo concretamente in condizione di goderle, informandolo per tempo e con chiarezza del rischio di perderle. Per un’impresa questo significa una cosa pratica: tenere traccia degli inviti scritti a pianificare le ferie residue.

C’è anche un effetto contributivo. Secondo la prassi INPS, alla scadenza del diciottesimo mese il datore di lavoro deve versare i contributi sulle ferie non godute, calcolati sull’importo dell’indennità che spetterebbe, anche se il rapporto continua. Il lavoratore conserva comunque il diritto a godere quei giorni: chiedi al tuo consulente del lavoro come gestire il caso nel cedolino.

Ferie e malattia, ferie e preavviso

Due situazioni frequenti hanno una regola precisa. La malattia insorta durante le ferie ne sospende il decorso: lo ha chiarito la Corte costituzionale con la sentenza n. 616/1987. Il lavoratore deve comunicarla e certificarla secondo le regole ordinarie, e i giorni di malattia tornano nel monte ferie.

Il periodo di preavviso, invece, non può essere computato nelle ferie (articolo 2109 del Codice civile). Non si possono quindi far coincidere d’ufficio le ferie residue con il preavviso di licenziamento o di dimissioni.

Si possono pagare le ferie invece di farle godere?

Per le quattro settimane minime la risposta è no. L’articolo 10, comma 2, del D.Lgs. 66/2003 vieta di sostituirle con un’indennità, con una sola eccezione: la cessazione del rapporto di lavoro.

I giorni previsti dal CCNL oltre il minimo di legge seguono le regole del contratto, che in molti casi ne ammette la monetizzazione.

Esempio: dipendente che lascia l’azienda

Un dipendente con 26 giorni di ferie annui si dimette e l’ultimo giorno di lavoro è il 30/06/2026. Da gennaio a giugno ha maturato 6 mesi, cioè 26 diviso 12 per 6, pari a 13 giorni. Ne ha godute 5. Gli restano anche 3 giorni del 2025.

Il residuo è 13 meno 5 più 3, cioè 11 giorni. Con una retribuzione mensile di 1.950 euro e un divisore giornaliero di 26, se è quello previsto dal tuo contratto, la quota giornaliera è di 75 euro. L’indennità sostitutiva vale 11 per 75, cioè 825 euro lordi, che entrano nelle competenze di fine rapporto e sono soggetti a contributi e imposte.

Le sanzioni

L’articolo 18-bis, comma 3, del D.Lgs. 66/2003 punisce la violazione dell’articolo 10, comma 1, con una sanzione amministrativa da 100 a 600 euro. Si passa da 400 a 1.500 euro se la violazione riguarda più di cinque lavoratori o almeno due anni, e da 800 a 4.500 euro se riguarda più di dieci lavoratori o almeno quattro anni, senza possibilità di pagamento in misura ridotta. La legge di bilancio 2019 (L. 145/2018, articolo 1, comma 445) ha aumentato del 20% gli importi dell’articolo 18-bis, commi 3 e 4, per le violazioni commesse dal 2019; le istruzioni operative sono nella circolare n. 2/2019 dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro.

Come tenere i conti senza errori

Il calcolo ferie in sé non è difficile. Gli errori nascono quando i dati sono sparsi: richieste via email, approvazioni a voce, un foglio di calcolo aggiornato a mano e il cedolino che arriva un mese dopo. Il risultato tipico è un residuo che non torna con quello del consulente.

Conviene avere un unico punto in cui stanno le richieste, le approvazioni, il saldo di ciascun dipendente e il calendario del team. Uno strumento come TeamYo raccoglie richieste di ferie, saldi e calendario in un solo posto e permette di esportare i dati per il consulente del lavoro. Il calcolo secondo il tuo CCNL resta da verificare con chi elabora le paghe, ma almeno i numeri di partenza sono gli stessi per tutti.

Qualunque strumento usi, tre abitudini evitano la maggior parte dei problemi: inserire la quantità annua del CCNL e la regola delle frazioni di mese, controllare a fine anno chi non ha goduto le due settimane obbligatorie, e mandare per iscritto un invito a pianificare le ferie residue prima della scadenza dei 18 mesi.

Domande frequenti

Fonti

• D.Lgs. 8 aprile 2003, n. 66, art. 10 e art. 18-bis (Normattiva)
• Codice civile, art. 2109 (Gazzetta Ufficiale)
• D.Lgs. 15 giugno 2015, n. 81, art. 7 (Normattiva)
• Corte di giustizia UE, sentenza C-684/16 del 06/11/2018 (ARAN)
• Circolare INL n. 2 del 14/01/2019, maggiorazione delle sanzioni
• Art. 18-bis D.Lgs. 66/2003, sanzioni (Brocardi)
• Contributi INPS sulle ferie non godute (Consulenti del Lavoro)