Registrazione orario di lavoro in Italia: gli obblighi

È obbligatorio il badge? Serve un sistema di rilevazione presenze? Sono domande che molti titolari di piccole imprese si pongono, spesso dopo aver letto della sentenza europea del 2019 sulla misurazione dell’orario. La risposta italiana è meno ovvia di quanto sembri: la legge non impone un marcatempo, ma impone di sapere e di scrivere, giorno per giorno, quante ore ha lavorato ciascun dipendente.

Vediamo cosa è in vigore oggi, al 05/10/2026, cosa va registrato, per quanto tempo, chi può controllarlo e quanto costa sbagliare.

La regola in vigore: il calendario presenze del Libro Unico del Lavoro

In Italia la registrazione dell’orario di lavoro passa per il Libro Unico del Lavoro (LUL), istituito dall’articolo 39 del D.L. 112/2008, convertito dalla L. 133/2008, in vigore dal 2008. Lo devono tenere tutti i datori di lavoro privati, con l’eccezione del lavoro domestico.

Oltre ai dati anagrafici e retributivi, l’articolo 39, comma 2, richiede che il LUL contenga un calendario delle presenze da cui risulti, per ogni giorno, il numero di ore di lavoro effettuate da ciascun lavoratore subordinato, con l’indicazione delle ore di straordinario, delle assenze anche non retribuite, delle ferie e dei riposi.

È questo il vero obbligo di registrazione. La legge fissa il risultato (le ore giornaliere di ciascuno) ma non il mezzo. Un badge, un’app, un foglio firmato dal dipendente o un registro tenuto dal responsabile sono tutti strumenti possibili, purché il dato finale sia corretto e verificabile.

Entro quando si compila

Il LUL si compila mese per mese. Il testo vigente dell’articolo 39, comma 3, prevede che le registrazioni siano effettuate entro la fine del mese successivo a quello di riferimento. In pratica i dati delle presenze di ottobre devono essere sul LUL entro il 30 novembre.

Nella pratica circolano ancora riferimenti al giorno 16 del mese successivo, che era il termine originario: fa fede il testo vigente, e nel dubbio conviene sentire il consulente del lavoro.

Per quanto tempo si conserva

Il decreto del Ministero del Lavoro del 9 luglio 2008, che disciplina tenuta e conservazione del LUL, all’articolo 6 impone di conservarlo per cinque anni dalla data dell’ultima registrazione. Vale per il libro nel suo insieme, calendario presenze compreso.

Cosa deve risultare dalla registrazione

Il calendario presenze serve a dimostrare che l’azienda rispetta i limiti di orario del D.Lgs. 66/2003. Per questo conviene registrare i dati in modo che quei limiti si possano verificare.

L’articolo 3 fissa l’orario normale a 40 ore settimanali. L’articolo 4 stabilisce che la durata media non può superare le 48 ore per ogni periodo di sette giorni, straordinari compresi, calcolata su un periodo di riferimento di quattro mesi, estendibile dai contratti collettivi. L’articolo 5 limita lo straordinario, in assenza di disciplina collettiva, a 250 ore annue. L’articolo 7 garantisce 11 ore consecutive di riposo ogni 24 ore.

Una registrazione utile riporta quindi, per ogni dipendente e per ogni giorno: le ore ordinarie, le ore di straordinario, le assenze con la loro causale (ferie, malattia, permesso, assenza non retribuita) e i riposi. Registrare anche l’ora di inizio e fine non è richiesto espressamente dall’articolo 39, ma è il modo più semplice per dimostrare il rispetto del riposo giornaliero.

La sentenza della Corte di giustizia del 2019

Il 14/05/2019 la Corte di giustizia UE, con la sentenza C-55/18 (CCOO contro Deutsche Bank), ha stabilito che gli Stati membri devono imporre ai datori di lavoro di predisporre un sistema oggettivo, affidabile e accessibile che consenta di misurare la durata dell’orario di lavoro giornaliero svolto da ciascun lavoratore. Senza un sistema del genere, secondo la Corte, non è possibile verificare in modo affidabile né le ore lavorate né gli straordinari, e i diritti della direttiva 2003/88/CE restano sulla carta.

Al 05/10/2026 non risulta una norma italiana specifica che recepisca la sentenza. Il calendario presenze del LUL già impone di registrare le ore giornaliere, ma non definisce le caratteristiche del sistema con cui si raccolgono. La sentenza resta comunque rilevante: in un contenzioso su straordinari non pagati, un registro compilato a posteriori dal datore di lavoro, senza alcun riscontro del lavoratore, difficilmente convince un giudice che deve interpretare il diritto interno alla luce di quello europeo.

Per una PMI la conclusione pratica è semplice. Non esiste un obbligo di legge di installare un badge, ma conviene usare un metodo in cui il dato nasce dal lavoratore o è da lui verificabile, e che non si possa modificare senza traccia.

Gli strumenti di rilevazione: Statuto dei lavoratori e privacy

Nessun accordo sindacale per i sistemi di presenza

L’articolo 4 della L. 300/1970 (Statuto dei lavoratori) subordina gli strumenti che consentono anche un controllo a distanza dell’attività a un accordo sindacale o, in mancanza, all’autorizzazione dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro. Il comma 2 esclude però espressamente gli strumenti di registrazione degli accessi e delle presenze. Un sistema di rilevazione presenze non richiede quindi accordo né autorizzazione.

Resta il comma 3: le informazioni raccolte sono utilizzabili solo se il lavoratore ha ricevuto un’adeguata informazione sulle modalità d’uso dello strumento e dei controlli, nel rispetto della normativa privacy.

Niente impronte digitali

I dati biometrici, come impronte digitali o riconoscimento facciale, sono categorie particolari di dati (articolo 9 del GDPR) e si possono trattare solo se una norma lo consente. Il Garante per la protezione dei dati personali ha più volte ritenuto illecito il loro uso per la normale rilevazione presenze, anche con il consenso dei dipendenti, che nel rapporto di lavoro non è considerato libero. Badge, codici personali o timbratura da app sono le alternative che rispettano il principio di minimizzazione del GDPR.

Chi controlla

Le verifiche spettano al personale ispettivo dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro, oltre che agli altri organi di vigilanza in materia di lavoro e previdenza. Durante un accesso ispettivo il datore di lavoro deve esibire il LUL; chi lo tiene presso un consulente del lavoro deve poterlo rendere disponibile.

L’ispettore confronta il calendario presenze con quello che vede in azienda, con le dichiarazioni dei lavoratori e con le buste paga. Un registro che riporta sempre otto ore esatte per tutti, mentre i dipendenti dichiarano di restare regolarmente oltre l’orario, è il caso classico in cui scatta la contestazione.

Le sanzioni

Le sanzioni sono nei commi 6 e 7 dell’articolo 39 del D.L. 112/2008.

La mancata istituzione o tenuta del LUL è punita con una sanzione amministrativa da 500 a 2.500 euro. L’omessa esibizione agli organi di vigilanza costa da 200 a 2.000 euro.

L’omessa o infedele registrazione, quando determina differenti trattamenti retributivi, previdenziali o fiscali, è punita da 150 a 1.500 euro. La sanzione sale da 500 a 3.000 euro se la violazione riguarda più di cinque lavoratori o un periodo superiore a sei mesi, e da 1.000 a 6.000 euro se riguarda più di dieci lavoratori o un periodo superiore a dodici mesi. La mancata conservazione per il periodo previsto è punita da 100 a 600 euro.

A queste si aggiungono le sanzioni del D.Lgs. 66/2003 (articolo 18-bis) se dal controllo emergono superamenti dei limiti di orario, di riposo o di straordinario, e naturalmente le differenze retributive e contributive sulle ore non pagate.

Cosa è in vigore e cosa no

Per evitare confusione, ecco il quadro al 05/10/2026. È in vigore l’obbligo di registrare nel LUL le ore giornaliere di ogni dipendente, con straordinari, assenze, ferie e riposi (articolo 39 del D.L. 112/2008), da conservare per cinque anni. È in vigore il principio della sentenza C-55/18, che vincola l’interpretazione dei giudici ma non è stato tradotto in una legge italiana specifica sul sistema di misurazione. Non esiste un obbligo generale di badge o marcatempo elettronico per le imprese private.

Esistono poi regole di settore che qui non trattiamo, come quelle per i cantieri edili: se lavori in quei settori, verifica con il tuo consulente le norme specifiche e il loro stato di attuazione.

Come organizzarsi in una piccola impresa

Il metodo più solido è anche il più semplice: ogni dipendente registra entrata e uscita nel momento in cui avvengono, il responsabile vede le anomalie, e a fine mese il riepilogo va al consulente per il LUL. Un’app di timbratura come TeamYo permette ai dipendenti di registrare l’orario dallo smartphone, tiene presenze e assenze nello stesso posto ed esporta il foglio presenze mensile in Excel per chi elabora le paghe. Resta al datore di lavoro e al consulente verificare che il LUL rispetti le regole italiane.

Qualunque sistema tu scelga, informa i dipendenti per iscritto su come funziona, conserva il LUL per cinque anni e non raccogliere più dati di quelli che servono.

Domande frequenti

Fonti

• D.L. 25 giugno 2008, n. 112, art. 39, Libro Unico del Lavoro (Normattiva)
• D.Lgs. 8 aprile 2003, n. 66, artt. 3, 4, 5 e 7 (Normattiva)
• L. 20 maggio 1970, n. 300, art. 4, Statuto dei lavoratori (Normattiva)
• Corte di giustizia UE, comunicato sulla sentenza C-55/18 del 14/05/2019
• D.M. 9 luglio 2008, modalità di tenuta e conservazione del libro unico del lavoro (Gazzetta Ufficiale n. 192 del 18/08/2008)
• Garante privacy e impronte digitali per le presenze (Cyber Security 360)
• Garante privacy: il consenso dei lavoratori non basta (Lavorosì)