Vakantieplanning maken: praktische gids voor het mkb

In februari wil iedereen de laatste twee weken van juli. In mei blijkt de helft van het team in de meivakantie weg te zijn. En in november ontdek je dat drie mensen nog tien dagen hebben staan. Met een goede vakantieplanning voorkom je dat alles op het laatste moment samenkomt, en blijf je binnen de regels van het Burgerlijk Wetboek.

Deze gids is voor mkb-bedrijven met 5 tot 100 medewerkers. We behandelen wat de wet zegt over het vaststellen van vakantie, wat je met een collectieve vakantie kunt regelen, hoe je eerlijke voorrangsregels opstelt en of een spreadsheet volstaat. Alles naar de stand van 5 oktober 2026.

Wie bepaalt wanneer iemand op vakantie gaat?

Het startpunt is artikel 7:638 BW. De werkgever moet de werknemer elk jaar in de gelegenheid stellen om ten minste zijn wettelijke vakantie op te nemen (lid 1). Is daarover niets geregeld in een schriftelijke overeenkomst of cao, dan stelt de werkgever de begin- en einddatum vast volgens de wensen van de werknemer, tenzij gewichtige redenen zich daartegen verzetten (lid 2).

De werknemer kiest dus, en je kunt alleen nee zeggen met een gewichtige reden. Denk aan een situatie waarin het bedrijf echt niet kan draaien, niet aan een algemene voorkeur om in de zomer veel mensen beschikbaar te hebben.

De termijn van twee weken

Lid 2 bevat ook een termijn die in de praktijk vaak wordt gemist. Maakt de werknemer zijn wensen schriftelijk kenbaar en voer je niet binnen twee weken schriftelijk gewichtige redenen aan, dan staat de vakantie vast zoals gevraagd. Wie aanvragen laat liggen, keurt ze dus goed. Spreek daarom af via welk kanaal aanvragen binnenkomen en wie ze beoordeelt als de leidinggevende er niet is.

Ook bij een weigering heeft de werknemer rechten

Weiger je met gewichtige redenen, dan moet je de vakantie zo vaststellen dat de werknemer, als hij dat wil en zijn saldo het toelaat, twee aaneengesloten weken of twee keer een week vakantie kan opnemen (artikel 7:638 lid 3 BW). Je stelt de vakantie bovendien zo tijdig vast dat de werknemer zijn vakantie kan voorbereiden (lid 4).

Een vastgestelde vakantie wijzigen

Staat de vakantie eenmaal vast, dan kun je haar alleen wijzigen bij gewichtige redenen en na overleg met de werknemer. De schade die de werknemer daardoor lijdt, zoals annuleringskosten van een geboekte reis, vergoed je (artikel 7:638 lid 5 BW).

Collectieve vakantie en verplichte vrije dagen

Veel bedrijven sluiten een week rond Kerst of laten een brugdag verplicht vrij. Dat mag, maar niet zomaar. Artikel 7:638 lid 2 BW laat de werkgever alleen afwijken van de wensen van de werknemer als de vaststelling is geregeld in een schriftelijke overeenkomst of in de cao. Een collectieve vakantie, zoals de bouwvak, staat daarom in de cao of in de arbeidsovereenkomst. Wil je verplichte vrije dagen invoeren, regel dat dan in de arbeidsovereenkomst of in een personeelsregeling waarmee de werknemer schriftelijk heeft ingestemd.

Heeft je bedrijf een ondernemingsraad, verplicht vanaf 50 medewerkers, dan heb je voor een vakantieregeling de instemming van de ondernemingsraad nodig (artikel 27 lid 1 onder b Wet op de ondernemingsraden). Bij een personeelsvertegenwoordiging in een bedrijf met 10 tot 50 medewerkers geldt dat instemmingsrecht alleen voor een arbeids- en rusttijdenregeling, niet voor een vakantieregeling (artikel 35c lid 3 WOR).

Welke dagen geschikt zijn voor een collectieve sluiting, hangt af van de feestdagen. In ons overzicht van de feestdagen 2026 en 2027 vind je de brugdagen per jaar en de schoolvakanties per regio.

Voorrangsregels: eerlijk en uitlegbaar

De wet zegt niets over wie voorrang krijgt als twee collega’s dezelfde weken willen. Dat bepaal je zelf, en het loont om de regels vooraf op te schrijven en met iedereen te delen. Een paar regels werken in de praktijk goed.

Leg een uiterste datum vast voor de zomerwensen, bijvoorbeeld 1 februari, en behandel alle aanvragen die vóór die datum binnen zijn als gelijktijdig. Bepaal per team hoeveel mensen tegelijk afwezig mogen zijn. Rouleer de populaire weken van jaar tot jaar: wie dit jaar de laatste weken van juli kreeg, heeft volgend jaar geen voorrang. En gebruik criteria die je kunt uitleggen en die voor iedereen gelijk zijn. Wil je rekening houden met schoolgaande kinderen, doe dat dan als aanvullend criterium, en niet zo dat collega’s zonder kinderen nooit in de zomer weg kunnen.

Rekenvoorbeeld: acht mensen, zeven zomerweken

Een team van acht medewerkers moet de hele zomer bezet zijn. Je bepaalt dat er per week ten hoogste twee mensen tegelijk weg mogen. In een periode van zeven zomerweken is er dan ruimte voor 7 × 2 = 14 persoonsweken vakantie.

Wil iedereen drie weken, dan is de vraag 8 × 3 = 24 persoonsweken. Dat past niet. Wil iedereen twee aaneengesloten weken, dan is de vraag 8 × 2 = 16. Ook dat is twee weken te veel. Je kunt dan één week drie mensen tegelijk laten gaan, of één medewerker vragen zijn twee weken net buiten die periode te nemen, met de belofte dat hij volgend jaar voorrang krijgt. Zo zie je in een paar minuten waar de knelpunten liggen, nog voordat de eerste aanvraag binnen is.

Saldi en de vervaldatum van 1 juli

Een vakantieplanning gaat ook over het saldo. Wettelijke vakantiedagen vervallen zes maanden na het einde van het jaar waarin ze zijn opgebouwd (artikel 7:640a BW). Dagen uit 2026 vervallen dus op 1 juli 2027, maar alleen als je de werknemer daadwerkelijk in staat hebt gesteld ze op te nemen en hem hebt gewezen op het verval. Dat volgt uit de rechtspraak van het Europese Hof en de Hoge Raad, die we bespreken in ons artikel over vakantiedagen berekenen.

Maak het opnemen van de wettelijke dagen daarom onderdeel van de planning. Stuur iedereen in het voorjaar een overzicht van het saldo en de vervaldatum, en bespreek in het najaar wie nog veel dagen heeft staan. De werkgever moet de werknemer ook de resterende vakantie in dagen of uren verlenen, tenzij gewichtige redenen zich daartegen verzetten (artikel 7:638 lid 6 BW).

Spreadsheet of software?

Voor een team van vijf of zes mensen is een spreadsheet vaak genoeg. Een tabblad met weken in de kolommen en namen in de rijen laat in één oogopslag zien wie wanneer weg is. Het kost niets en iedereen kan ermee werken.

De beperkingen worden zichtbaar als het team groeit. Saldi in uren, parttimers met wisselende dagen, aanvragen die per e-mail binnenkomen, de termijn van twee weken die je wilt bewaken en verschillende versies van hetzelfde bestand: op een gegeven moment kost het bijhouden meer tijd dan het plannen zelf. Dan is verlofsoftware een logische stap.

Met een tool als TeamYo vragen medewerkers verlof aan op hun telefoon, keurt de leidinggevende goed en zie je de teamkalender en de saldi bij elkaar. Het is een hulpmiddel bij de planning: de regels van je cao en contracten pas je zelf toe. Welke oplossing je ook kiest, zorg dat aanvragen en beslissingen schriftelijk worden vastgelegd. Dat is wat artikel 7:638 BW vraagt.

Een jaarplanning in vijf stappen

Begin in januari met de feestdagen, brugdagen en eventuele collectieve sluitingen, en deel die met het team. Vraag daarna de zomerwensen op vóór een vaste datum. Pas je voorrangsregels toe en beslis binnen twee weken op elke aanvraag, schriftelijk. Plan in het voorjaar de herinnering over saldo en verval. En kijk in het najaar wie nog dagen heeft staan, zodat niemand op 30 juni van het jaar daarna ineens alles moet opnemen.

Veelgestelde vragen

Bronnen

• Burgerlijk Wetboek Boek 7, artikelen 7:638 en 7:640a (wetten.overheid.nl)
• Wet op de ondernemingsraden, artikelen 2, 27 en 35c (wetten.overheid.nl)
• Hoe kan ik mijn vakantiedagen opnemen? (Rijksoverheid)
• Vakantiedagen voor werknemers (Ondernemersplein)
• Hoge Raad 23 juni 2023, ECLI:NL:HR:2023:955 (rechtspraak.nl)
• Verval en verjaring van wettelijke vakantiedagen (Cassatieblog)