Vakantiedagen berekenen in Nederland: regels en voorbeelden

Hoeveel vakantie-uren heeft een medewerker die op 1 april begint en 32 uur per week werkt? Wat gebeurt er met de dagen die op 1 juli nog openstaan? En mag je een vertrekkende medewerker zijn resterende uren uitbetalen? Wie vakantiedagen wil berekenen, heeft maar een handvol wetsartikelen nodig. De regels staan in Boek 7 van het Burgerlijk Wetboek, vanaf artikel 7:634.

Dit artikel loopt die regels door, met rekenvoorbeelden voor de situaties die in een mkb-bedrijf het vaakst voorkomen.

Het wettelijk minimum: vier keer de wekelijkse arbeidsduur

Artikel 7:634 lid 1 BW bepaalt dat een werknemer over elk jaar waarin hij recht op loon heeft gehad, aanspraak krijgt op vakantie van ten minste vier keer de overeengekomen arbeidsduur per week. De wet rekent dus niet in dagen, maar in uren.

Voor een fulltimer met een contract van 40 uur per week is dat 4 × 40 = 160 uur per jaar. Bij werkdagen van 8 uur komt dat neer op 20 vakantiedagen. Werkt iemand 36 uur in een vijfdaagse werkweek, dan is het minimum 144 uur, wat ook weer 20 dagen van 7,2 uur is.

Deze uren heten de wettelijke vakantiedagen. Alles wat een werkgever daarbovenop geeft, op grond van de arbeidsovereenkomst of een cao, zijn bovenwettelijke vakantiedagen. Dat onderscheid lijkt administratief, maar het bepaalt hoe lang de dagen geldig blijven en of je ze mag uitbetalen. Houd beide saldi daarom apart bij.

Parttime: dezelfde formule

Voor parttimers verandert er niets aan de formule. Iemand met een contract van 24 uur per week, verdeeld over drie dagen van 8 uur, bouwt 4 × 24 = 96 uur op. Dat zijn 12 werkdagen van 8 uur, of anders gezegd: vier volledige werkweken vrij.

Houd saldi daarom bij in uren en niet in dagen. Een parttimer met wisselende dagen van 6 en 9 uur krijgt anders al snel te veel of te weinig afgeschreven.

Vakantiedagen berekenen bij indiensttreding in de loop van het jaar

Artikel 7:634 lid 2 BW regelt de opbouw over een deel van het jaar: de werknemer krijgt een evenredig deel van wat hij over een heel jaar zou hebben opgebouwd.

Rekenvoorbeeld: start op 1 april

Een medewerker treedt op 1 april 2026 in dienst met een contract van 32 uur per week. Over een volledig jaar zou zij 4 × 32 = 128 uur opbouwen.

Reken je per maand, dan werkt zij 9 van de 12 maanden: 128 × 9 / 12 = 96 uur.

Reken je per dag, dan zet je 275 kalenderdagen van 1 april tot en met 31 december af tegen 365: 128 × 275 / 365 = 96,4 uur.

Het verschil is klein, maar het bestaat. Lid 3 van hetzelfde artikel staat toe dat een cao bepaalt dat de opbouw per maand wordt berekend voor werknemers van wie het contract eindigt nadat het ten minste een maand heeft geduurd. Staat zo’n regel niet in je cao, kies dan een methode die nooit onder de wettelijke opbouw uitkomt en pas die consequent toe.

Wat telt mee voor de opbouw, en wat niet

Het uitgangspunt is dat vakantie wordt opgebouwd over periodes waarin de werknemer recht op loon heeft. Artikel 7:635 BW voegt daar een aantal periodes aan toe waarin dat recht ontbreekt, maar de opbouw toch doorloopt.

Ziekte is het belangrijkste voorbeeld. Een zieke werknemer bouwt gewoon vakantie op: tijdens de loondoorbetaling bij ziekte heeft hij recht op loon, en artikel 7:635 lid 1 onder d BW zorgt ervoor dat ook als hij buiten zijn wil niet kan werken, de opbouw niet stopt. Hetzelfde geldt volgens lid 2 voor zwangerschaps- en bevallingsverlof, en volgens lid 1 onder f en g voor verschillende vormen van verlof uit de Wet arbeid en zorg.

Onbetaald verlof is de uitzondering waar het in de praktijk om draait. Neemt een medewerker drie maanden onbetaald verlof, dan bouwt hij over die drie maanden geen wettelijke vakantie op. Het overheidsportaal Ondernemersplein vermeldt dit ook uitdrukkelijk.

Let ook op de omgekeerde situatie. Een zieke medewerker die op vakantie gaat, gebruikt alleen vakantie-uren als hij daarmee instemt (artikel 7:637 BW). Wordt iemand tijdens een vastgestelde vakantie ziek, dan gelden die dagen volgens artikel 7:638 lid 8 BW niet als vakantie, tenzij hij instemt. Voor bovenwettelijke dagen kun je schriftelijk iets anders afspreken.

Vakantie aanvragen en vaststellen

De werkgever moet de werknemer elk jaar de gelegenheid geven om ten minste de wettelijke vakantie op te nemen (artikel 7:638 lid 1 BW). Zonder andere afspraak stelt de werkgever de vakantie vast volgens de wensen van de werknemer, tenzij er gewichtige redenen zijn om dat niet te doen.

De termijn die daarbij hoort, wordt vaak vergeten. Reageert de werkgever niet binnen twee weken schriftelijk met gewichtige redenen nadat de werknemer zijn wensen schriftelijk kenbaar heeft gemaakt, dan staat de vakantie vast zoals gevraagd (artikel 7:638 lid 2 BW). Een aanvraag die drie weken in iemands mailbox blijft liggen, is dus in feite goedgekeurd. Wijzig je daarna toch de vakantie, dan moet je de schade van de werknemer vergoeden (artikel 7:638 lid 5 BW).

Verval en verjaring: zes maanden en vijf jaar

Volgens artikel 7:640a BW vervallen de wettelijke vakantiedagen zes maanden na de laatste dag van het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd. Uren die in 2026 zijn opgebouwd, vervallen dus op 1 juli 2027. Een schriftelijke afspraak mag een langere termijn geven, maar geen kortere.

Er is een uitzondering: de dagen vervallen niet als de werknemer tot dat moment redelijkerwijs niet in staat is geweest om vakantie op te nemen.

Bovenwettelijke dagen vallen onder de verjaringstermijn van artikel 7:642 BW: vijf jaar na de laatste dag van het kalenderjaar waarin de aanspraak is ontstaan. Dagen uit 2026 verjaren dus na 31 december 2031.

De werkgever moet actief informeren

Het Hof van Justitie van de EU oordeelde op 6 november 2018 in de zaak Max-Planck (C-684/16) dat wettelijke vakantie alleen verloren mag gaan als de werkgever de werknemer daadwerkelijk in staat heeft gesteld om haar op te nemen. De Hoge Raad heeft dit op 23 juni 2023 toegepast op het Nederlandse recht (ECLI:NL:HR:2023:955). Moedigt de werkgever de werknemer niet aan om zijn wettelijke dagen op te nemen, stelt hij hem daar niet toe in staat of informeert hij hem niet over het verlies van niet-opgenomen dagen, dan kunnen die dagen niet vervallen of verjaren.

Een mail in het voorjaar met het openstaande saldo en de vervaldatum van 1 juli is daarom een kleine moeite. Bewaar die mail: komt het ooit tot een geschil, dan moet je kunnen aantonen dat je dit hebt gedaan.

Uitbetalen: alleen bovenwettelijk, of bij vertrek

Tijdens het dienstverband kan de werknemer geen afstand doen van zijn vakantie in ruil voor geld (artikel 7:640 lid 1 BW). De wettelijke dagen uitbetalen mag dus niet. Voor bovenwettelijke dagen kan het wel, als dat schriftelijk is afgesproken (artikel 7:640 lid 2 BW).

Rekenvoorbeeld: uit dienst op 30 september

Een medewerker met een contract van 40 uur per week vertrekt op 30 september 2026. Hij heeft geen bovenwettelijke dagen en geen saldo uit 2025 meer.

Opbouw in 2026: 160 × 9 / 12 = 120 uur. Opgenomen tot en met september: 80 uur. Resterend: 40 uur.

Artikel 7:641 lid 1 BW geeft hem bij het einde van het contract recht op een uitkering in geld ter hoogte van het loon over die 40 uur. Bij een uurloon van € 22,50 is dat 40 × € 22,50 = € 900,00 bruto.

Op grond van artikel 7:641 lid 2 BW moet je hem bovendien een verklaring meegeven waarin staat hoeveel vakantie hij bij vertrek nog tegoed had.

Vakantiegeld is iets anders

Vakantiedagen en vakantiegeld worden vaak door elkaar gehaald, maar staan in verschillende wetten. Het vakantiegeld, officieel de vakantiebijslag, is volgens artikel 15 van de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag ten minste 8% van het loon. Het gaat dus om een bedrag in euro’s, niet om uren vrij. Over het deel van het loon dat boven drie keer het minimumloon uitkomt, is de wettelijke bijslag niet verplicht.

De rol van de cao

Veel werknemers in Nederland vallen onder een cao, en de meeste cao’s geven meer vakantie dan het wettelijk minimum. Die extra dagen zijn bovenwettelijk, dus de vijfjaarstermijn en de mogelijkheid om ze uit te betalen kunnen erop van toepassing zijn, afhankelijk van wat de cao zelf regelt. Lees de cao daarom altijd eerst.

Wat een cao of contract niet kan, is ten nadele van de werknemer afwijken van de artikelen 7:634 tot en met 7:643 BW, behalve waar die artikelen dat zelf toestaan (artikel 7:645 BW). Het minimum van vier keer de wekelijkse arbeidsduur staat dus altijd vast.

Het overzicht bewaren

Wie zes medewerkers met verschillende contracturen, een parttimer die halverwege het jaar uitbreidt en een vertrekker in september in een spreadsheet bijhoudt, ziet snel waar het mis kan gaan. Een tool als TeamYo helpt om aanvragen, saldi en de teamkalender op één plek te houden, waarschuwt medewerkers 30 en 7 dagen voordat meegenomen dagen vervallen en exporteert de gegevens. De berekening moet wel kloppen met je contracten en cao: controleer bij twijfel de uitkomst aan de hand van de wetsartikelen hierboven.

Veelgestelde vragen

Bronnen

• Burgerlijk Wetboek Boek 7, artikelen 7:634 tot en met 7:645 (wetten.overheid.nl)
• Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag, artikel 15 (wetten.overheid.nl)
• Hoe kan ik mijn vakantiedagen opnemen? (Rijksoverheid)
• Vakantiedagen voor werknemers (Ondernemersplein)
• Hoge Raad 23 juni 2023, ECLI:NL:HR:2023:955 (rechtspraak.nl)
• Verval en verjaring van wettelijke vakantiedagen (Cassatieblog)