Malattia del dipendente in Italia: chi paga e da quando

Quando un dipendente si ammala, in una piccola impresa arrivano sempre le stesse domande. Come deve avvisare? Chi paga la malattia del dipendente, e da quale giorno? Per quanto tempo l’azienda deve conservargli il posto? E se si ammala durante le ferie?

Le risposte stanno in poche norme, il Codice civile, la legge sulla certificazione telematica e le regole INPS, ma il dettaglio decisivo è quasi sempre nel contratto collettivo. Questa guida mette in fila i passaggi, con un esempio numerico.

Avvisare e certificare: cosa deve fare il dipendente

Il primo obbligo del lavoratore è avvisare il datore di lavoro dell’assenza, nei tempi e nei modi previsti dal CCNL. Di solito si chiede di farlo prima dell’inizio del turno o comunque il primo giorno.

Il secondo è farsi rilasciare il certificato di malattia dal medico. Nel settore privato il certificato è telematico: dall’entrata in vigore dell’articolo 25 della L. 183/2010, che ha esteso ai privati le regole dell’articolo 55-septies del D.Lgs. 165/2001, il medico lo trasmette direttamente all’INPS. Il dipendente non deve più spedire il certificato cartaceo, ma deve comunicare all’azienda il numero di protocollo, se richiesto, e indicare al medico l’indirizzo dove è reperibile durante la malattia, se diverso dalla residenza.

Il datore di lavoro consulta l’attestato sul portale INPS o lo riceve via PEC. L’attestato riporta la durata della prognosi, non la diagnosi: l’azienda non ha diritto di conoscere la malattia, e non deve chiederla.

Chi paga e da quale giorno

L’indennità INPS

Per la maggior parte dei dipendenti privati la malattia è coperta da un’indennità INPS. Secondo la guida dell’Istituto, la tutela spetta agli operai dell’industria, agli operai e impiegati del terziario e dei servizi, ai lavoratori agricoli e agli apprendisti, tra gli altri. Gli impiegati dell’industria e i dirigenti non sono nell’elenco: per loro la retribuzione durante la malattia è a carico del datore di lavoro, secondo il CCNL.

La misura generale, indicata dall’INPS, è questa: niente per i primi tre giorni, il cosiddetto periodo di carenza; il 50% della retribuzione media giornaliera dal 4° al 20° giorno; il 66,66% dal 21° al 180° giorno. Per i dipendenti dei pubblici esercizi e dei laboratori di pasticceria l’indennità è dell’80% per tutto il periodo. In caso di ricovero, se il lavoratore non ha familiari a carico, l’indennità è ridotta a due quinti. Il massimo indennizzabile è di 180 giorni nell’anno solare.

Il ruolo del datore di lavoro

Nella gran parte dei casi l’indennità INPS è anticipata in busta paga dal datore di lavoro, che poi la recupera in sede di conguaglio contributivo. L’INPS paga direttamente solo alcune categorie, come gli operai agricoli a tempo determinato e, in certi casi, i lavoratori a termine o stagionali.

Quasi tutti i CCNL prevedono poi un’integrazione a carico dell’azienda, sia per i tre giorni di carenza sia per portare l’indennità vicino o pari al 100% della retribuzione. Le percentuali e le eventuali riduzioni per eventi ripetuti variano da contratto a contratto: è il punto da verificare per primo.

Esempio di calcolo

Un operaio del commercio con una retribuzione media giornaliera di 80 euro è in malattia per 25 giorni di calendario.

Dal 1° al 3° giorno l’INPS non paga nulla. Dal 4° al 20° giorno, 17 giorni, l’INPS riconosce il 50%, cioè 40 euro al giorno, per 680 euro. Dal 21° al 25° giorno, 5 giorni, riconosce il 66,66%, cioè 53,33 euro al giorno, per 266,64 euro. L’indennità INPS complessiva è di 946,64 euro, anticipata dall’azienda in busta paga.

Se il CCNL prevede un’integrazione al 100%, l’azienda aggiunge la differenza fino alla retribuzione piena: 3 giorni per 80 euro nella carenza, più 17 per 40 euro, più 5 per 26,67 euro circa. Il calcolo esatto, con la retribuzione media giornaliera determinata secondo le regole INPS, lo fa chi elabora le paghe.

Visite fiscali e fasce di reperibilità

Il datore di lavoro può chiedere all’INPS una visita medica di controllo. Durante la malattia il dipendente deve essere reperibile all’indirizzo indicato nel certificato nelle fasce orarie dalle 10 alle 12 e dalle 17 alle 19, tutti i giorni, compresi domeniche e festivi.

L’assenza ingiustificata alla visita può costare al lavoratore l’indennità per una parte del periodo e può avere rilievo disciplinare. Se deve uscire nelle fasce per una visita medica o un motivo serio, conviene che lo documenti.

Il periodo di comporto

L’articolo 2110 del Codice civile stabilisce che durante la malattia il lavoratore ha diritto alla conservazione del posto per un periodo fissato dalla legge, dai contratti collettivi, dagli usi o secondo equità. È il periodo di comporto. Superato quel limite, il datore di lavoro può recedere dal contratto. Prima, un licenziamento motivato dalla malattia è nullo.

La durata la decide il CCNL, e cambia molto da contratto a contratto: di solito è espressa in giorni di calendario in un anno solare o in un periodo mobile, a volte diversa secondo l’anzianità. Molti contratti prevedono anche un’aspettativa non retribuita che il lavoratore può chiedere prima della scadenza. Il periodo di malattia, sempre per l’articolo 2110, conta nell’anzianità di servizio.

Le novità per le malattie gravi: L. 106/2025

Dal 09/08/2025 è in vigore la L. 18 luglio 2025, n. 106. I dipendenti pubblici e privati con malattie oncologiche, o con malattie invalidanti o croniche che comportano un’invalidità almeno del 74%, possono chiedere, dopo aver esaurito gli altri periodi di assenza giustificata, un congedo continuativo o frazionato fino a 24 mesi, con conservazione del posto ma senza retribuzione. Dal 01/01/2026 la stessa legge riconosce 10 ore annue di permesso in più per visite, esami e cure frequenti, indennizzate come la malattia, anche ai genitori di figli minori con le stesse patologie. Al rientro, il lavoratore ha priorità di accesso al lavoro agile, se la mansione lo consente.

Malattia e ferie

Malattia durante le ferie

La malattia che insorge durante le ferie ne sospende il decorso, come ha stabilito la Corte costituzionale con la sentenza n. 616/1987. Il dipendente deve comunicarla subito e farla certificare come una malattia ordinaria; i giorni coperti dal certificato tornano nel monte ferie. Ne parliamo anche nella guida al calcolo delle ferie.

Le ferie maturano durante la malattia?

Sì. La Corte di giustizia UE, con la sentenza del 20/01/2009 nelle cause C-350/06 e C-520/06 (Schultz-Hoff), ha stabilito che il lavoratore in malattia matura le ferie annuali minime e che non può perderle se la malattia gli ha impedito di goderle. Il periodo di malattia entro il comporto conta come servizio anche ai fini delle ferie.

Ferie al posto della malattia

Capita che un dipendente vicino alla fine del comporto chieda di convertire parte dell’assenza in ferie per non superare il limite. È una richiesta che il datore di lavoro deve valutare: verifica con il tuo consulente come la trattano il CCNL e la giurisprudenza più recente prima di rispondere.

Come gestirla in azienda

Le assenze per malattia sono uno dei punti in cui i dati si disperdono più facilmente: la telefonata del mattino, il numero di protocollo arrivato per messaggio, l’attestato scaricato dal portale INPS, il conteggio del comporto tenuto su un foglio. Conviene tenere tutto in un registro unico, con la data di inizio e fine di ogni evento e il totale dei giorni nell’anno, così da sapere in ogni momento quanto manca al comporto.

Uno strumento come TeamYo raccoglie le assenze del team in un calendario e tiene insieme presenze, ferie e altre assenze, con un export mensile per il consulente. Non sostituisce il portale INPS né decide il trattamento secondo il CCNL, ma evita che l’informazione resti nella casella email di una sola persona. Registra solo le date e la causale: la diagnosi non deve entrare nei tuoi sistemi.

Domande frequenti

Fonti

• Codice civile, art. 2110 (Brocardi)
• INPS, guida Tutela previdenziale della malattia: pagamento dell’indennità
• INPS, normativa di riferimento per la certificazione telematica di malattia
• L. 18 luglio 2025, n. 106, tutele per malattie oncologiche, invalidanti e croniche (Normattiva)
• Certificato di malattia: diritti e obblighi del lavoratore (Lavoro e Diritti)
• L. 106/2025, art. 2, permessi orari per visite, esami e cure (Normattiva)