Baja laboral en España: quién paga y desde qué día

Una baja laboral en España plantea a la pyme tres preguntas casi a la vez: cómo se entera oficialmente, cuánto le toca pagar y qué pasa con las vacaciones que el trabajador tenía previstas. Las respuestas están en la Ley General de la Seguridad Social (LGSS), en el Real Decreto 625/2014 y en el Estatuto de los Trabajadores, y han cambiado en los últimos años más de lo que parece.

Esta guía se centra en la incapacidad temporal por enfermedad común o accidente no laboral, que es la baja más frecuente, con la normativa vigente a 05/10/2026.

Qué es la incapacidad temporal

El artículo 169 de la LGSS considera incapacidad temporal (IT) la situación del trabajador que, por enfermedad común o profesional o por accidente, recibe asistencia sanitaria de la Seguridad Social y está impedido para trabajar. Dura como máximo 365 días, prorrogables otros 180 cuando se prevé el alta por curación en ese plazo.

Durante la baja, el contrato queda suspendido según el artículo 45.1.c) del ET: el trabajador no trabaja, la empresa no paga salario y, en su lugar, se abona un subsidio. La empresa mantiene la obligación de cotizar, según el artículo 144.4 de la LGSS.

Para cobrar el subsidio por enfermedad común hacen falta 180 días cotizados en los cinco años anteriores, según el artículo 172 de la LGSS. En caso de accidente, sea o no de trabajo, y de enfermedad profesional, no se exige periodo previo.

Partes de baja: qué cambió en 2023

La baja empieza con el parte médico de baja que emite el médico del servicio público de salud o, si la causa es profesional, la mutua. El artículo 2.3 del Real Decreto 625/2014 fija cada cuánto se revisa según la duración estimada:

En las bajas de menos de cinco días naturales, el médico emite el parte de baja y el de alta en el mismo acto, con una fecha de alta que puede ser el mismo día o cualquiera de los tres siguientes.

En las de cinco a treinta días, la primera revisión no puede pasar de siete días y los partes de confirmación siguientes, de catorce días entre sí.

En las de 31 a 60 días, primera revisión a los siete días como máximo y confirmaciones cada 28 días.

En las de 61 días o más, primera revisión a los catorce días y confirmaciones cada 35 días.

El cambio práctico más importante llegó con el Real Decreto 1060/2022, en vigor desde el 01/04/2023. Desde entonces el trabajador recibe una sola copia del parte, para él, y ya no tiene que entregar copia a la empresa. Según el artículo 7 del Real Decreto 625/2014, el servicio de salud envía los datos al INSS y el INSS comunica a la empresa los datos administrativos del parte, como máximo el primer día hábil siguiente a recibirlos. La empresa no recibe el diagnóstico.

La empresa tiene, a su vez, una obligación: transmitir al INSS por el sistema RED los datos que fija la orden ministerial, como máximo en tres días hábiles desde que recibe la comunicación de la baja. Incumplirla puede ser una infracción del artículo 21.4 de la LISOS.

Que el trabajador ya no entregue el papel no significa que pueda desaparecer sin avisar. Lo razonable, y lo que suelen exigir los convenios, es que comunique la ausencia ese mismo día por el canal habitual. Las faltas de asistencia injustificadas siguen pudiendo sancionarse.

Quién paga cada día de la baja

El artículo 173.1 de la LGSS reparte el coste así, para enfermedad común y accidente no laboral:

Días 1 a 3: no hay subsidio. La ley no obliga a la empresa a pagar nada estos días, aunque muchos convenios sí lo hacen y algunos complementan la baja hasta el 100 % del salario.

Días 4 a 15, ambos incluidos: el subsidio corre a cargo de la empresa.

Desde el día 16: paga el INSS o la mutua que cubra las contingencias comunes.

La cuantía, según la Seguridad Social, es el 60 % de la base reguladora desde el día 4 hasta el 20 y el 75 % desde el día 21. La base reguladora es la base de cotización por contingencias comunes del mes anterior a la baja dividida entre el número de días a que se refiere; con salario mensual, entre 30.

En la práctica la empresa adelanta también el subsidio que paga la Seguridad Social desde el día 16, en la nómina, mediante el llamado pago delegado, y después lo compensa en su liquidación de cuotas. El artículo 7.3 del Real Decreto 625/2014 regula esa compensación.

En el accidente de trabajo y la enfermedad profesional las reglas son mejores para el trabajador: la empresa paga el salario íntegro del día de la baja y el subsidio, del 75 %, se cobra desde el día siguiente.

Ejemplo con números

Javier tiene una base de cotización de 2.100 € en el mes anterior a la baja. Su base reguladora diaria es 2.100 ÷ 30 = 70 €. Cae enfermo el martes 03/11/2026 y la baja dura 25 días, hasta el 27/11/2026.

Del 03/11 al 05/11 (días 1 a 3) no hay subsidio, salvo lo que diga el convenio.

Del 06/11 al 17/11 (días 4 a 15), 12 días al 60 %: 12 × 42 = 504 €, a cargo de la empresa.

Del 18/11 al 22/11 (días 16 a 20), 5 días al 60 %: 5 × 42 = 210 €, a cargo del INSS o la mutua.

Del 23/11 al 27/11 (días 21 a 25), 5 días al 75 %: 5 × 52,50 = 262,50 €, a cargo del INSS o la mutua.

En total, Javier cobra 976,50 € brutos de subsidio, de los que la empresa asume 504 €. Los otros 472,50 € también los adelanta la empresa en nómina y los recupera al liquidar cuotas. Si el convenio prevé un complemento hasta el 100 %, la diferencia la paga la empresa.

Bajas y vacaciones

El artículo 38.3 del ET resuelve el caso más común: si las vacaciones fijadas en el calendario coinciden con una incapacidad temporal que impide disfrutarlas, total o parcialmente, el trabajador puede hacerlo cuando termine la baja, siempre que no hayan pasado más de dieciocho meses desde el final del año en que se generaron. Si la IT deriva del embarazo, el parto o la lactancia natural, puede disfrutarlas en otra fecha aunque haya terminado el año natural.

El Tribunal de Justicia de la Unión Europea fue más allá en la sentencia ANGED, de 21/06/2012 (asunto C-78/11): también cuando la baja empieza durante las vacaciones, el trabajador tiene derecho a disfrutar más tarde los días que coincidieron con la incapacidad.

La baja no impide generar vacaciones. Las cuentas de cómo se generan y qué pasa en el finiquito están en el artículo sobre cómo calcular las vacaciones en España.

Despido y bajas: lo que ya no se puede hacer

Hasta 2020, el artículo 52.d) del ET permitía el despido objetivo por faltas de asistencia intermitentes, aunque estuvieran justificadas. La Ley 1/2020, de 15 de julio, derogó ese apartado. Hoy las ausencias por baja médica justificada no son causa de despido, y la Ley 15/2022, integral para la igualdad de trato, incluye la enfermedad entre los motivos de discriminación prohibidos.

Lo que no ha cambiado

En los últimos años se ha debatido públicamente una reincorporación progresiva tras bajas largas. A 05/10/2026 no figura en el texto consolidado de la LGSS, y el reparto de pagos es el del artículo 173 que se describe arriba, en su redacción vigente desde el 03/03/2025.

Cómo organizarlo en una pyme

Lo que más trabajo da no es el cálculo, sino el seguimiento: quién está de baja, desde cuándo, cuándo es la próxima revisión y qué vacaciones habrá que reprogramar. Herramientas como TeamYo permiten registrar la ausencia en el calendario del equipo, junto con las vacaciones y los demás permisos, y exportar los registros para la gestoría. Los datos de salud del parte no deberían guardarse fuera de donde la ley los pone: a la empresa le basta con las fechas.

Preguntas frecuentes

Fuentes

• Ley General de la Seguridad Social, texto consolidado (BOE), arts. 144, 169 a 174
• Real Decreto 625/2014, gestión y control de los procesos por incapacidad temporal (BOE), arts. 2 y 7
• Estatuto de los Trabajadores, texto consolidado (BOE), arts. 38.3, 45 y 52
• Ley 15/2022, integral para la igualdad de trato y la no discriminación (BOE), art. 2
• Seguridad Social: incapacidad temporal, cuantía
• Real Decreto 1060/2022, de 27 de diciembre, que modifica el Real Decreto 625/2014 (BOE)
• EUR-Lex: sentencia del TJUE de 21/06/2012, ANGED (C-78/11)