Calendario de vacaciones en España: guía para pymes

El calendario de vacaciones es una obligación legal en España, no una cortesía: el Estatuto de los Trabajadores exige fijarlo en cada empresa y que cada persona conozca sus fechas al menos dos meses antes. En una pyme, además, es la diferencia entre un agosto tranquilo y un agosto con la mitad del equipo fuera la misma semana.

Esta guía explica cómo construir el calendario de vacaciones del año: quién decide las fechas, qué pasa con los cierres de empresa, cómo fijar prioridades y qué herramienta usar, con la normativa vigente a 05/10/2026.

Lo que exige la ley

El artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores (ET) da tres reglas.

La primera, en el artículo 38.2: las fechas se fijan de común acuerdo entre empresa y trabajador, de conformidad con lo que establezca el convenio colectivo sobre planificación anual de las vacaciones. Ni la empresa las impone ni el trabajador las elige solo.

La segunda, en el mismo apartado: si no hay acuerdo, decide la jurisdicción social, en un procedimiento sumario y preferente, y su decisión no se puede recurrir.

La tercera, en el artículo 38.3: el calendario de vacaciones se fija en cada empresa y el trabajador conocerá las fechas que le correspondan al menos dos meses antes del comienzo del disfrute.

El mínimo de vacaciones es de 30 días naturales al año. Cómo se calculan en el primer año, a tiempo parcial o al salir de la empresa está explicado en el artículo sobre cómo calcular las vacaciones en España.

Quién decide las fechas

En la práctica manda el convenio. Muchos convenios regulan cuándo se elabora el calendario, si hay periodos de disfrute preferente, cuántos días deben ir seguidos o cómo se resuelven los conflictos entre compañeros. Antes de diseñar nada, conviene leer el artículo de vacaciones del convenio aplicable.

Si el convenio no dice nada, la regla del común acuerdo obliga a negociar persona a persona dentro de un marco que la empresa sí puede proponer: plazos para pedir, número máximo de ausencias simultáneas por equipo, periodos de alta actividad. Ese marco debe ser razonable y aplicarse por igual. Lo que no puede hacer la empresa es fijar fechas de forma unilateral y sin margen.

El aviso de dos meses

La regla de los dos meses es la que más se incumple. Si alguien empieza sus vacaciones el lunes 02/08/2027, debe conocer esas fechas, como tarde, el 02/06/2027. En la práctica, para que todo el verano cumpla, el calendario debería estar cerrado en primavera.

Los cambios posteriores son posibles si hay acuerdo. Un cambio impuesto a última hora rompe tanto el común acuerdo como el preaviso. Las infracciones en materia de vacaciones son graves según el artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, con multas de 751 a 7.500 €.

Cierres de empresa

Muchas pymes cierran dos semanas en agosto o entre Navidad y Reyes. El Estatuto no regula de forma expresa el cierre por vacaciones. Como las fechas se fijan de común acuerdo y conforme al convenio, lo seguro es que el cierre colectivo esté previsto en el convenio o en un acuerdo con los representantes de los trabajadores, o, si no los hay, con la plantilla, y que se comunique con los dos meses de antelación.

El cierre consume días de vacaciones de todos. Si la empresa cierra del lunes 02/08/2027 al domingo 15/08/2027, son 14 días naturales, y cada persona con derecho a 30 días tiene 16 más para pactar el resto del año. Si el convenio cuenta las vacaciones en días laborables, hay que contar solo esos y tener presente que el 15/08/2027 cae en domingo y, según la comunidad, su descanso puede pasar al lunes 16/08.

El Tribunal de Justicia de la Unión Europea dejó claro en la sentencia Merino Gómez, de 18/03/2004 (asunto C-342/01), que una trabajadora de permiso de maternidad durante el periodo de vacaciones fijado para toda la plantilla tiene derecho a disfrutar sus vacaciones en otro momento. El artículo 38.3 del ET lo recoge hoy para el permiso por nacimiento y para la incapacidad temporal.

Prioridades cuando todos quieren agosto

El Estatuto vigente no fija un orden de preferencia entre trabajadores. Las prioridades salen del convenio o de una regla interna razonable. Los criterios habituales son la rotación por años, de modo que quien no pudo elegir agosto este año elija primero el siguiente; las responsabilidades familiares, por ejemplo coincidir con las vacaciones escolares; y la antigüedad. La rotación suele ser la más fácil de defender porque trata a todos igual a lo largo del tiempo.

Sea cual sea el criterio, conviene escribirlo, comunicarlo antes de abrir el plazo de solicitudes y aplicarlo sin excepciones.

Cómo construir el calendario paso a paso

1. Fija el marco

Antes de pedir fechas, define y comunica el plazo para solicitarlas, los periodos de cierre, si los hay, y el número máximo de personas de cada equipo que pueden estar fuera a la vez.

2. Marca festivos y puentes

Los festivos nacionales, autonómicos y locales cambian la cuenta. En 2027, por ejemplo, el 12/10 cae en martes y el 06/12 y el 08/12 caen en lunes y miércoles, así que el lunes 11/10 y el martes 07/12 serán muy solicitados. Los festivos de cada comunidad están en el artículo sobre el calendario laboral de 2026 y 2027.

3. Recoge solicitudes y resuelve conflictos

Con las solicitudes en la mano, aplica la regla de prioridad escrita a los solapamientos. Un ejemplo: un equipo de 12 personas acuerda que en julio y agosto no puede haber más de tres fuera a la vez. Cinco piden la quincena del 02/08/2027. Tres la obtienen según la rotación; a las otras dos se les ofrecen las quincenas del 05/07 o del 19/07, y lo que se acuerde queda por escrito.

4. Publica y confirma

Cierra el calendario con tiempo suficiente para que nadie tenga menos de dos meses de aviso y deja constancia de que cada persona conoce sus fechas.

5. Revisa los saldos antes de diciembre

Las vacaciones se disfrutan, como regla general, dentro del año natural. Según la jurisprudencia del TJUE, el trabajador no pierde automáticamente sus días si la empresa no le informó de forma adecuada ni le dio la posibilidad real de disfrutarlos. Avisar por escrito en otoño de los días pendientes evita reclamaciones.

Hoja de cálculo o software

Una hoja de cálculo compartida funciona bien en equipos pequeños y estables: es gratis, todo el mundo sabe usarla y se adapta a cualquier convenio. Sus límites aparecen al crecer: varias versiones del mismo archivo, saldos que se calculan a mano, nadie sabe qué cambio es el último y las bajas o permisos no se cruzan con las vacaciones.

Un software de gestión de ausencias resuelve sobre todo eso: las solicitudes llegan por un único canal, el responsable aprueba o rechaza, el saldo se actualiza y el calendario del equipo se ve de un vistazo. A cambio, hay que configurarlo y, a partir de cierto tamaño, pagarlo. TeamYo es una de las opciones: los trabajadores piden vacaciones desde el móvil, el responsable las aprueba, el calendario del equipo muestra quién está fuera y los saldos se llevan solos; es gratis hasta cinco empleados. Las reglas del convenio y el preaviso de dos meses los sigue fijando y vigilando la empresa.

Preguntas frecuentes

Fuentes

• Estatuto de los Trabajadores, texto consolidado (BOE), art. 38
• Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, texto consolidado (BOE), arts. 7.5 y 40
• Directiva 2003/88/CE, relativa a determinados aspectos de la ordenación del tiempo de trabajo (BOE, DOUE), art. 7
• EUR-Lex: sentencia del TJUE de 18/03/2004, Merino Gómez (C-342/01)
• EUR-Lex: sentencias del TJUE de 06/11/2018, Kreuziger (C-619/16) y Max-Planck (C-684/16)