Cómo calcular vacaciones en España: guía con ejemplos

Calcular las vacaciones de un trabajador parece sencillo hasta que llega el primer caso raro: alguien que entra en abril, una persona a media jornada, una baja que se solapa con agosto o un finiquito con días pendientes. En una pyme sin departamento de RR. HH., estos cálculos suelen acabar en una hoja de cálculo heredada que nadie se atreve a tocar.

Esta guía explica qué dice la ley española, cómo se hace la cuenta en los casos habituales y dónde manda el convenio colectivo. Los ejemplos usan cifras inventadas y redondeadas para que se vea el método.

El mínimo legal: 30 días naturales

La regla de partida está en el artículo 38.1 del Estatuto de los Trabajadores (ET): el periodo de vacaciones anuales retribuidas será el pactado en convenio colectivo o en contrato individual, y en ningún caso inferior a treinta días naturales. El mismo precepto añade que las vacaciones no son sustituibles por compensación económica.

Días naturales significa días de calendario, con sábados, domingos y festivos incluidos. Treinta días naturales equivalen, aproximadamente, a cuatro semanas y dos días. Por eso muchos convenios expresan las vacaciones en días laborables, a menudo 22 o 23. No es un error ni una mejora encubierta: es otra forma de contar. Lo que importa es que, con la regla del convenio, el trabajador no acabe disfrutando menos de lo que le darían 30 días naturales.

El mínimo español es superior al europeo. La Directiva 2003/88/CE, en su artículo 7, exige al menos cuatro semanas de vacaciones anuales retribuidas y prohíbe sustituir ese mínimo por dinero salvo cuando termina la relación laboral.

Cómo se generan las vacaciones a lo largo del año

El Estatuto no contiene una fórmula de devengo. En la práctica, y salvo que el convenio establezca otra cosa, las vacaciones se generan en proporción al tiempo trabajado dentro del año natural. Quien está en la empresa todo el año tiene derecho a los 30 días completos; quien solo está una parte, a la parte proporcional.

La fórmula más usada es esta: días de vacaciones = 30 × días de alta en el año ÷ 365. Algunas empresas calculan por meses (2,5 días naturales por mes trabajado), lo que da resultados casi idénticos. Lo prudente es elegir un método, ponerlo por escrito y aplicarlo a todos por igual, y revisar antes si el convenio dice algo distinto sobre el cálculo o el redondeo.

Ejemplo: el primer año en la empresa

Laura se incorpora el 01/04/2026 con contrato indefinido a jornada completa. Entre el 01/04/2026 y el 31/12/2026 hay 275 días. El cálculo es 30 × 275 ÷ 365 = 22,6 días naturales. Si la empresa calcula por meses, serían 9 meses × 2,5 = 22,5 días.

Ese decimal hay que tratarlo de alguna forma. Hay convenios que redondean siempre a favor del trabajador y otros que no dicen nada. Si el tuyo calla, redondear hacia arriba evita discusiones por medio día.

Ejemplo: contrato a tiempo parcial

El artículo 12.4.d) del ET establece que los trabajadores a tiempo parcial tienen los mismos derechos que los de jornada completa, reconocidos de forma proporcional cuando así lo exija su naturaleza. En vacaciones, esto se traduce en que una persona a media jornada tiene también 30 días naturales al año. Lo que es proporcional es el salario que cobra durante esas vacaciones, no el número de días.

Pedro trabaja 20 horas semanales desde hace tres años. Tiene derecho a 30 días naturales de vacaciones, igual que un compañero a tiempo completo. Durante ese periodo cobra su salario habitual de media jornada.

Si la empresa cuenta las vacaciones en días laborables y Pedro solo trabaja tres días a la semana, conviene revisar cómo lo resuelve el convenio, porque contar mal los días laborables de una jornada irregular es una fuente habitual de errores.

Ejemplo: salida de la empresa y finiquito

Cuando el contrato termina, las vacaciones generadas y no disfrutadas se pagan en el finiquito. Es la única excepción a la prohibición de compensar vacaciones con dinero, y la recoge expresamente el artículo 7.2 de la Directiva 2003/88/CE.

Marta deja la empresa el 15/07/2026. Desde el 01/01/2026 ha estado de alta 196 días, así que ha generado 30 × 196 ÷ 365 = 16,1 días naturales. Ya ha disfrutado 10. Le quedan 6,1 días por pagar.

Para valorar esos días hace falta un salario diario. Con un salario bruto anual de 25.200 €, el salario diario es 25.200 ÷ 365 = 69,04 €. Los 6,1 días pendientes suponen 6,1 × 69,04 = 421,14 € brutos. El convenio puede fijar qué conceptos entran en la retribución de vacaciones, así que el cálculo final debe hacerse con su definición.

Cuándo se disfrutan y quién decide las fechas

El artículo 38.2 del ET dice que las fechas se fijan de común acuerdo entre empresa y trabajador, de conformidad con lo que establezca el convenio sobre planificación anual. Si no hay acuerdo, decide la jurisdicción social en un procedimiento sumario y preferente, y su decisión no admite recurso.

El artículo 38.3 obliga a fijar un calendario de vacaciones en cada empresa y a que el trabajador conozca sus fechas al menos dos meses antes del inicio. En la práctica, esto significa que las vacaciones de agosto deberían estar cerradas, como tarde, a finales de mayo. Un calendario compartido del equipo, aunque sea sencillo, evita la mayor parte de los solapamientos.

Vacaciones pendientes: arrastre y caducidad

La regla general es que las vacaciones corresponden a un año natural y deben disfrutarse dentro de él. El Estatuto no prevé un arrastre general al año siguiente, aunque muchos convenios permiten disfrutar los días pendientes en los primeros meses del año siguiente. Si el tuyo lo prevé, la fecha límite que marque es la que hay que vigilar.

Hay excepciones legales. Según el artículo 38.3 del ET, si las vacaciones fijadas coinciden con una incapacidad temporal derivada del embarazo, el parto o la lactancia natural, o con la suspensión por nacimiento y cuidado del menor, el trabajador puede disfrutarlas en otra fecha aunque haya terminado el año natural. Si coinciden con una incapacidad temporal por otras causas que impida disfrutarlas, puede hacerlo cuando termine la baja, siempre que no hayan pasado más de dieciocho meses desde el final del año en que se generaron.

El Tribunal de Justicia de la Unión Europea añadió un matiz importante en dos sentencias de 06/11/2018 (asuntos C-619/16, Kreuziger, y C-684/16, Max-Planck). El trabajador no pierde automáticamente sus vacaciones por no haberlas pedido: la empresa debe haberle permitido disfrutarlas, informándole de forma adecuada y a tiempo, y le corresponde a ella probarlo. Para una pyme, la consecuencia práctica es clara: hay que avisar por escrito de los días pendientes antes de que acabe el año.

No se pueden pagar en lugar de disfrutarlas

Mientras el contrato sigue vivo, pagar las vacaciones en vez de concederlas no está permitido. Lo prohíben el artículo 38.1 del ET y el artículo 7.2 de la Directiva. Un acuerdo con el trabajador para venderle días no cambia esto.

Las infracciones en materia de vacaciones son graves según el artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). El artículo 40.1.b) fija para las graves multas de 751 € a 7.500 €, según el grado. Además del riesgo de sanción, el trabajador puede reclamar los días no disfrutados.

El papel del convenio colectivo

Los 30 días naturales son un suelo. El convenio de tu sector, o el de empresa si existe, puede mejorarlos, expresarlos en días laborables, añadir días por antigüedad, fijar periodos de disfrute preferente o regular cómo se calcula el pago. Antes de aplicar cualquiera de las fórmulas de esta guía, conviene localizar el convenio aplicable y leer su artículo de vacaciones.

En una empresa de 5 a 100 personas, el problema rara vez es la fórmula. Es tener a mano el saldo de cada persona, saber quién ha pedido qué y no aprobar dos ausencias que dejan sin cubrir un puesto. Herramientas como TeamYo permiten tener en un mismo sitio las solicitudes, los saldos de vacaciones y el calendario del equipo, y exportar los registros. La regla de cálculo que manda sigue siendo la de tu convenio, y la responsabilidad de aplicarla es de la empresa.

Preguntas frecuentes

Fuentes

• Estatuto de los Trabajadores, texto consolidado (BOE), arts. 12.4 y 38
• Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, texto consolidado (BOE), arts. 7.5 y 40
• Directiva 2003/88/CE, relativa a determinados aspectos de la ordenación del tiempo de trabajo (BOE, DOUE), art. 7
• EUR-Lex: sentencias del TJUE de 06/11/2018, Kreuziger (C-619/16) y Max-Planck (C-684/16)