Relógio de ponto biométrico: é legal e quanto custa?

Precisas de cumprir o registo de ponto e alguém te disse que a solução é um relógio de ponto biométrico. Encosta-se o dedo, o terminal reconhece a pessoa e ninguém pica pelo colega. Parece simples. E é, até perceberes que a impressão digital é um dado sensível, que a lei tem regras próprias para ela e que o terminal fica pregado a uma parede.

Aqui vês se um relógio de ponto biométrico é legal numa PME portuguesa, o que custa para lá do preço da loja e se faz sentido para um lar, uma obra ou um cabeleireiro com dois salões.

Se ainda não conheces a obrigação de base, começa pelo registo de ponto obrigatório. Aqui partimos do princípio de que já sabes que tens de registar e estás a escolher como.

O relógio de ponto biométrico é legal?

É. Mas com condições, e não são poucas.

A impressão digital e o reconhecimento facial são dados biométricos. O RGPD coloca-os nas categorias especiais do artigo 9.º, cujo tratamento é proibido salvo exceções. Uma dessas exceções cobre as obrigações do direito do trabalho (artigo 9.º, n.º 2, alínea b)). Em Portugal, a Lei n.º 58/2019 concretiza essa exceção no artigo 28.º, n.º 6: o tratamento de dados biométricos dos trabalhadores só é legítimo para controlo de assiduidade e para controlo de acessos às instalações do empregador.

Ou seja, serve para picar o ponto e abrir portas. Usar a mesma impressão digital para outra finalidade já sai da lei.

As condições técnicas

O mesmo artigo 28.º, n.º 6 exige duas coisas ao sistema. Só podem ser usadas representações do dado biométrico (os chamados templates), e o processo de recolha não pode permitir a reversibilidade. Traduzindo: o terminal não pode guardar a fotografia do teu dedo ou da tua cara, e não deve ser possível reconstruí-la a partir do que fica guardado.

A página da CNPD sobre biometria recomenda que tenhas uma declaração do fabricante a atestar estas características. Pede-a antes de comprar, não depois.

O que diz o Código do Trabalho

O artigo 18.º do Código do Trabalho continua em vigor e acrescenta regras. O tratamento só é permitido se os dados forem necessários, adequados e proporcionais aos objetivos (n.º 2). E os dados biométricos são conservados só durante o tempo necessário, tendo de ser destruídos quando o trabalhador muda de local de trabalho ou quando o contrato termina (n.º 3). Falhar o n.º 3 é contraordenação grave.

O n.º 1 do artigo 18.º ainda fala em notificação prévia à CNPD. Com o RGPD, esse regime acabou: a CNPD esclarece que já não é preciso pedir autorização, preencher formulário nem pagar taxa. A responsabilidade passou para ti, que tens de conseguir demonstrar que cumpres.

A avaliação de impacto

O Regulamento n.º 1/2018 da CNPD inclui na lista de tratamentos sujeitos a Avaliação de Impacto sobre a Proteção de Dados (AIPD, artigo 35.º do RGPD) o tratamento de dados biométricos para identificar pessoas vulneráveis. A CNPD considera que os trabalhadores estão nesse grupo. Por isso, mesmo num salão com quatro pessoas, conta com ter de fazer uma AIPD antes de ligar o terminal.

Também tens de informar os trabalhadores por escrito: que dados recolhes, para quê, durante quanto tempo e que direitos têm. A base legal não é o consentimento, que numa relação de trabalho raramente é livre.

Quanto custa um relógio de ponto biométrico, de verdade

Quando procuras “relógio de ponto preço”, vês o valor do terminal. É a parte mais pequena da conta.

O primeiro custo escondido é o número de terminais. Um terminal regista quem passa por ele. Se tens dois locais, precisas de dois. Se tens uma equipa que trabalha em casa dos clientes ou numa obra que muda de mês para mês, o terminal simplesmente não chega lá.

Depois vem a instalação: corrente, um sítio fixo e, normalmente, ligação à rede. Alguém tem de o montar e configurar.

A seguir, o software. Muitos terminais só guardam as picagens. Para tirar o mapa de horas, contar intervalos e enviar ao contabilista, precisas de um programa, muitas vezes pago à parte ou por subscrição.

E há a manutenção. Leitores de impressão digital sofrem com mãos molhadas, farinha, cimento e luvas. Quando o terminal avaria, a equipa volta ao papel.

Por fim, o custo de conformidade: a AIPD, a informação aos trabalhadores, a declaração do fabricante e o processo para apagar os templates de quem sai. Não é dinheiro que pagas à loja, mas é tempo teu ou de um consultor.

Três PME, três problemas com o terminal

Um lar com apoio domiciliário

No lar, um terminal à entrada até funciona para quem faz turnos de manhã, tarde e noite. O problema é a equipa de apoio domiciliário, que começa o dia em casa do primeiro utente e muitas vezes nunca passa pelo lar. Com um terminal, estas pessoas ficam fora do sistema e voltam ao papel. E o n.º 3 do artigo 202.º exige que o registo de quem trabalha fora chegue à empresa visado no prazo de 15 dias. Vê como isto se resolve na página para lares e apoio domiciliário.

Uma equipa de construção

Numa obra, o terminal tem três inimigos: pó, chuva e mudança de local. Cada obra nova pede um terminal novo, com corrente e rede. Muitas empresas de construção e serviços técnicos acabam com um terminal no estaleiro central e folhas de papel em todas as outras obras.

Um cabeleireiro com dois salões

Aqui o terminal funciona, mas a dobrar: dois salões, dois terminais, duas instalações. Quem faz manhã num salão e tarde no outro fica com o registo dividido por dois aparelhos. E para oito pessoas, a AIPD pesa o mesmo que para oitenta. Mais sobre o sector em clínicas de estética, cabeleireiros e barbearias.

A alternativa sem hardware: picar o ponto no telemóvel

A outra opção é a equipa picar o ponto no telemóvel, com a localização confirmada no momento da picagem. Não há biometria, logo não há categoria especial de dados nem a AIPD obrigatória por esse motivo. A geolocalização continua a ser dado pessoal, com as suas próprias regras, que explicamos no artigo sobre registo de ponto no telemóvel com GPS e RGPD.

No TeamYo, cada localização pode ter uma zona de picagem, com um raio entre 20 metros e 5 quilómetros. Uma picagem fora da zona é recusada, e cada tentativa recusada fica registada com o motivo, a distância à zona mais próxima e o local no mapa. A recolha de GPS e o geofencing ligam-se nas definições da empresa: se não quiseres usar, não usas.

Para quem trabalha fora, o administrador pode dispensar a pessoa da zona de picagem, e essa alteração fica registada com quem a fez e quando. Ao picar, o colaborador indica se está em teletrabalho ou em deslocação. A equipa do apoio domiciliário pica no início do dia, onde estiver. Na obra, cada obra é uma localização com a sua zona. No cabeleireiro, cada salão tem a sua.

E vem o que um terminal não faz sozinho: aviso ao colaborador e à chefia quando falta uma picagem, pedidos de correção com histórico, fecho de mês e o Excel do mês enviado ao contabilista. As coordenadas de cada picagem são apagadas automaticamente ao fim de 90 dias por omissão, e o registo dos tempos mantém-se.

Sejamos honestos sobre o limite. A biometria confirma quem picou; o telemóvel confirma onde estava o telemóvel. Se o teu risco principal é um colega a picar por outro, a biometria resolve melhor esse problema. Numa equipa pequena, onde toda a gente se conhece, esse risco raramente justifica um terminal por local.

Perguntas frequentes

Conclusão

O relógio de ponto biométrico é legal em Portugal, desde que uses templates não reversíveis, só para assiduidade e acessos, com os trabalhadores informados, uma AIPD feita e os dados apagados quando alguém sai. Para uma fábrica com um único portão e muita rotação, pode fazer sentido.

Para uma PME com vários locais, ou com gente que trabalha em casa dos clientes e em obras, o terminal resolve só metade do problema e deixa a outra metade no papel. Antes de decidires, faz a conta ao terceiro ano e pergunta-te onde é que a tua equipa está quando começa a trabalhar. Se ainda estás a comparar com o papel e o Excel, vê também se uma folha de ponto chega para o teu caso.