Registo de ponto no telemóvel com GPS: é legal?

Tens a equipa espalhada. Uns no restaurante, outros na loja do centro comercial, dois técnicos que passam o dia na estrada. Pôr um relógio de ponto em cada sítio não faz sentido, e o papel chega ao escritório amarrotado e com horas redondas. O registo de ponto no telemóvel parece a resposta óbvia.

Até que alguém pergunta: “Mas picar o ponto com GPS é legal? A empresa vai andar a ver onde eu estou?”

É uma pergunta justa e merece uma resposta séria. Neste artigo vês o que dizem o Código do Trabalho, o RGPD e a CNPD, onde está a linha entre registar a picagem e vigiar uma pessoa, e o que fazer quando alguém não quer usar o telemóvel pessoal.

O registo de ponto no telemóvel é legal?

O registo em si, sim. O artigo 202.º do Código do Trabalho obriga-te a manter o registo dos tempos de trabalho, mas não diz em que suporte. Papel, Excel, terminal ou aplicação, tudo serve, desde que o registo tenha as horas de início e de fim, os intervalos, esteja acessível para consulta imediata e seja guardado cinco anos. Uma app de ponto que regista a hora de entrada e de saída é só outra forma de cumprir a mesma obrigação, e o tratamento desses dados assenta no cumprimento de uma obrigação legal (artigo 6.º, n.º 1, alínea c) do RGPD).

A questão está no GPS. A lei não exige localização para registar tempos, por isso a localização é um extra que tens de justificar.

Picar o ponto com GPS é legal? Depende de como

Há uma diferença enorme entre duas coisas que muitas vezes se confundem.

A primeira é recolher a localização uma vez, no momento em que a pessoa pica, para confirmar que a picagem foi feita no local de trabalho. A segunda é seguir o telemóvel durante o dia. A primeira é um dado pontual que reforça a fiabilidade do registo. A segunda é vigilância.

O que proíbe o artigo 20.º

O artigo 20.º, n.º 1 do Código do Trabalho proíbe o uso de meios de vigilância a distância no local de trabalho, através de equipamento tecnológico, com a finalidade de controlar o desempenho profissional do trabalhador. Seguir a pessoa pelo GPS para saber quanto tempo esteve em cada cliente, ou se parou para café, cai aqui.

O que diz a CNPD

A CNPD é exigente com a geolocalização de trabalhadores, e convém saberes exatamente o que escreveu.

Na Deliberação n.º 7680/2014, sobre geolocalização no contexto laboral, a CNPD considerou excessiva a geolocalização de telemóveis para gerir o serviço externo, precisamente porque o telemóvel acompanha sempre a pessoa. E disse que não se devem instalar nos telemóveis dados pela empresa aplicações que ativem o GPS e comuniquem a localização ao empregador. A deliberação é anterior ao RGPD e não trata especificamente da recolha pontual no momento da picagem, mas mostra bem o ponto de partida da CNPD.

Nas orientações sobre teletrabalho de 17/04/2020, a CNPD separou duas coisas. Software que regista a localização do terminal em tempo real não é admitido. Mas o registo de tempos de trabalho com ferramentas próprias é admitido, desde que se limite a reproduzir o que se registaria nas instalações: início, fim e pausa para almoço, sem recolher mais informação do que a necessária.

A leitura honesta é esta. Seguimento contínuo, não. Localização no momento da picagem, para confirmar o local, pode ser defensável se for necessária e proporcional, limitada a esse momento, explicada à equipa e apagada quando deixa de ser precisa. Não há uma luz verde explícita da CNPD para este caso, por isso documenta a tua decisão e valida-a com o teu jurista ou encarregado de proteção de dados.

Os cuidados de RGPD que não podes saltar

Informar antes de começar

Antes de ligares o GPS, informa a equipa por escrito (artigo 13.º do RGPD): que dados recolhes, em que momento, para que finalidade, durante quanto tempo e que direitos têm. Diz claramente o que não fazes: não segues ninguém durante o dia e não usas a localização para avaliar desempenho. A base legal não é o consentimento, que numa relação de trabalho raramente é livre. A Lei n.º 58/2019 (artigo 28.º) confirma que o empregador trata os dados dos trabalhadores nos limites do Código do Trabalho.

Recolher o mínimo e apagar cedo

Minimização de dados significa uma coordenada por picagem, e não um rasto. E significa apagar as coordenadas quando já não servem para nada. O registo dos tempos guardas cinco anos, porque a lei o exige. A localização não tem de durar tanto.

Avaliar o impacto

A lista da CNPD de tratamentos sujeitos a avaliação de impacto (Regulamento n.º 1/2018) inclui o tratamento que permita rastrear a localização ou os comportamentos das pessoas. Uma coordenada por picagem não é rastreio contínuo, mas avalia o caso e deixa por escrito porque concluíste que precisas, ou não, de uma AIPD (artigo 35.º do RGPD).

E se o trabalhador não quiser usar o telemóvel pessoal?

Esta é a pergunta mais comum e a lei não a resolve de forma expressa. Não há no Código do Trabalho uma regra geral que obrigue o trabalhador a pôr o telemóvel pessoal ao serviço da empresa. No teletrabalho, o artigo 168.º diz mesmo que é o empregador quem tem de disponibilizar os equipamentos e sistemas necessários ao trabalho.

A resposta justa é não forçar. Tens alternativas razoáveis. Podes dar um telemóvel da empresa a quem recusar. Para quem tem horário certo, o TeamYo pode registar as picagens à hora do turno ou do horário semanal, e a pessoa pede uma correção quando o dia correu de outra forma. Para casos pontuais, o papel continua a ser legal. O que não deves fazer é penalizar quem recusa ou tornar a alternativa propositadamente difícil. Se o conflito for sério, fala com um jurista antes de decidir.

Como o TeamYo aplica cada salvaguarda

Desenhámos o ponto do TeamYo para que cada cuidado acima tenha uma definição concreta.

O que fica guardado são as coordenadas de cada picagem. A recolha de GPS e o geofencing ligam-se nas definições da empresa: decides tu se fazem sentido para a tua empresa. Cada localização pode ter uma zona de picagem, com um raio entre 20 metros e 5 quilómetros, e uma picagem fora da zona é recusada. Um restaurante e uma loja têm cada um a sua zona, e numa empresa de construção e serviços técnicos cada obra pode ser uma localização.

Quem trabalha fora não fica preso à zona. O administrador pode dispensar uma pessoa do geofencing, e a alteração fica registada com quem a fez e quando. Ao picar, o colaborador indica se está em teletrabalho ou em deslocação, e a empresa escolhe quem pode picar fora das instalações. É o caso das equipas de apoio domiciliário que começam o dia em casa do primeiro utente.

As recusas não desaparecem. Cada tentativa recusada fica registada com o motivo, a distância à zona mais próxima e o local no mapa. Assim, quando alguém diz “eu estava lá”, tens forma de perceber o que aconteceu, por exemplo um raio demasiado pequeno.

As coordenadas apagam-se sozinhas. As de cada picagem são apagadas automaticamente no fim do prazo que definires: 90 dias por omissão, entre 1 dia e 10 anos. O registo dos tempos de trabalho mantém-se.

O registo é auditável. O colaborador pede para corrigir, acrescentar ou apagar uma picagem dos últimos 30 dias, quem aprova aceita ou rejeita, e cada picagem guarda o histórico das alterações. Fechar o mês bloqueia as alterações, e fica registado quem fechou e quem reabriu.

E o dia a dia corre sem perseguições. Se alguém não picar, o TeamYo avisa a pessoa e a chefia passados os minutos que definires, entre 5 minutos e 12 horas. No dia do mês que escolheres, o contabilista recebe por email o Excel do mês anterior.

Perguntas frequentes

Conclusão

O registo de ponto no telemóvel é legal, porque a lei não impõe suporte. O GPS também pode ser, se ficar pelo momento da picagem, servir só para confirmar o local, for explicado à equipa por escrito e apagado quando deixa de ser preciso. O que a lei e a CNPD não aceitam é transformar a app de ponto num localizador.

Se estás a decidir entre o telemóvel e um terminal, lê também o artigo sobre o relógio de ponto biométrico. E para a parte prática da mudança, o guia Como Implementar Ponto Digital na tua PME tem os passos. Que parte da tua equipa é que hoje ainda pica em papel?