Caso real: turnos e ponto num grupo hoteleiro de Lisboa

Um hotel com uma só receção já tem trabalho que chegue a fazer escalas. Agora imagina várias casas na mesma cidade, com a receção e a limpeza a rodar pessoas de uma casa para a outra conforme a ocupação. A pessoa que abre a receção de manhã numa casa pode fechar a tarde noutra. E tudo isto vivia numa folha de Excel por departamento.

Este é o caso de um grupo de alojamento boutique em Lisboa que usa o TeamYo em produção. Não dizemos o nome, mas tudo o que está aqui aconteceu: são as funcionalidades que eles usam e, em vários casos, que construímos com eles.

O ponto de partida: Excel por departamento

O grupo tinha o problema clássico da hotelaria com mais de uma casa. As escalas eram feitas em Excel, cada departamento com o seu. Os saldos de férias também estavam numa folha à parte, mantida à mão. E havia uma pergunta que nenhuma das folhas respondia bem: quem está escalado onde, hoje, em todas as casas ao mesmo tempo?

Quando alguém trabalha de manhã numa casa e à tarde noutra, duas folhas diferentes têm de concordar. Quando não concordam, só se descobre no próprio dia, com uma receção vazia ou duas pessoas no mesmo turno.

O arranque: saldos de férias importados, contas feitas pela lei

O primeiro passo foi trazer os saldos de férias do Excel deles para o TeamYo, pessoa a pessoa. Aqui apareceu logo um detalhe que muita gente erra: quem é admitido a meio do ano não tem direito a 22 dias nesse ano. A lei dá 2 dias úteis por cada mês completo de contrato, até 20 dias.

Na importação houve casos de admissões em janeiro com saldos que não batiam certo com esta regra. Corrigimos a regra no TeamYo para o ano da admissão seguir só a lei, e os saldos ficaram certos para toda a gente, não só para este cliente. Se quiseres fazer as contas para a tua equipa, a calculadora de dias de férias faz exatamente isto.

Escalas: um gestor por departamento, em todas as casas

A forma como o grupo se organiza é por departamento, não por casa. Quem gere a limpeza escala a sua equipa em todas as casas, e o mesmo na receção. Por isso o TeamYo passou a deixar cada gestor de turnos escalar as pessoas do seu departamento, em qualquer casa onde o departamento trabalha, e só essas.

Há uma segunda regra que o Excel nunca garantiu: a mesma pessoa não pode ter dois turnos sobrepostos em casas diferentes. No TeamYo, uma escala com um conflito destes não é publicada até ser resolvida. É o tipo de erro que em papel só se vê quando a pessoa já está a caminho da casa errada.

Ponto com perímetro em cada casa

Com várias moradas, picar o ponto “em qualquer lado” não serve. Cada casa tem o seu perímetro, e a picagem pelo telemóvel só é aceite dentro dele. Para o grupo, isto resolve a pergunta de onde é que a pessoa estava, sem relógios de ponto em cada receção.

Há quem não trabalhe numa casa: funções de escritório, por exemplo. Para esses casos o TeamYo permite que a empresa escolha, pessoa a pessoa, quem pode picar em teletrabalho ou em deslocação. Quem não está nessa lista continua sujeito ao perímetro.

Picagens automáticas e avisos de picagem em falta

Nem toda a gente tem um horário que mude. Para quem tem um horário certo, o grupo pediu que as picagens fossem feitas automaticamente: entrada à hora de início do turno, saída à hora de fim, e nada em dias de ausência ou de folga. As picagens automáticas ficam marcadas como tal, para ninguém as confundir com uma picagem feita pela pessoa.

Para os outros, o risco é o esquecimento. A pedido do grupo, o TeamYo passou a avisar no próprio dia quem tem turno e não picou a entrada ou a saída passados alguns minutos, e pode avisar também quem aprova as horas dessa pessoa. A empresa escolhe se liga o aviso, quantos minutos espera e o canal: email, na aplicação ou os dois.

O fim do mês

No fecho do mês, as horas vão para os salários. O grupo exporta-as em Excel para o processamento salarial. O registo de tempos de trabalho fica guardado no TeamYo, que é o que o Artigo 202º do Código do Trabalho exige.

O que este caso mostra

A parte mais interessante deste cliente não é nenhuma funcionalidade em particular. É que quase tudo o que está acima foi pedido por eles e entrou no TeamYo em dias, não em meses: a regra do gestor de turnos por departamento, o teletrabalho só para quem a empresa escolhe, as picagens automáticas e os avisos. Uma equipa pequena, em Portugal, que fala diretamente com quem usa o produto.

Se tens uma operação com turnos em mais de um local, seja hotelaria, restauração ou clínicas, a pergunta a fazer a qualquer software é simples: consegue escalar a mesma pessoa em dois sítios no mesmo dia sem a pôr em dois turnos ao mesmo tempo? Vê como o TeamYo trata os turnos na hotelaria.