Urenregistratie verplicht in Nederland? Wat de wet eist

Veel mkb-ondernemers denken dat urenregistratie alleen nodig is voor wie uren factureert of oproepkrachten verloont. Dat klopt niet. Sinds de Arbeidstijdenwet op 1 januari 1996 in werking trad, moet elke werkgever in Nederland de arbeids- en rusttijden van zijn werknemers registreren. Een ontbrekende of onbruikbare registratie is een van de overtredingen waarvoor de Nederlandse Arbeidsinspectie direct een boete kan opleggen.

Dit artikel beschrijft wat de wet op 5 oktober 2026 vraagt, wat de inspectie in de praktijk controleert en hoe het Europese arrest uit 2019 zich daartoe verhoudt.

Wat zegt artikel 4:3 van de Arbeidstijdenwet?

De kernbepaling is kort. Artikel 4:3 lid 1 van de Arbeidstijdenwet (Atw) verplicht de werkgever om “een deugdelijke registratie” te voeren van de arbeids- en rusttijden, die het toezicht op de naleving van de wet mogelijk maakt.

Twee dingen vallen op. De wet schrijft geen vorm voor: papier, een spreadsheet of een app zijn allemaal toegestaan. Het Arboportaal van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid zegt dat ook letterlijk: er zijn geen eisen aan de vormgeving gesteld, maar uit de registratie moet de Arbeidsinspectie kunnen zien of de Arbeidstijdenwet is nageleefd.

Het tweede punt is dat de maatstaf het toezicht is. Een registratie is deugdelijk als een inspecteur er een volledige controle mee kan uitvoeren. Een rooster volstaat daarvoor alleen als het ook het werkelijk gewerkte rooster is en je elke afwijking, zoals overwerk, apart noteert. Anders laat het niet zien hoe laat iemand werkelijk begon, pauzeerde en stopte.

Daarnaast moet de werkgever het arbeids- en rusttijdenpatroon zo tijdig mogelijk aan de werknemers bekendmaken. Regelen de cao of een afspraak met de werknemer niets, dan is dat ten minste 28 dagen van tevoren (artikel 4:2 Atw).

Wat moet je registreren?

De wet geeft geen lijst met velden. Wat er nodig is, volgt uit wat de inspectie moet kunnen controleren. De belangrijkste normen voor werknemers van 18 jaar en ouder zijn:

Norm	Grens	Artikel Atw
Dagelijkse rust	11 uur aaneengesloten per 24 uur, eenmaal per 7 dagen in te korten tot 8 uur	5:3 lid 2
Pauze	30 minuten bij meer dan 5,5 uur werk, 45 minuten bij meer dan 10 uur	5:4 lid 2
Wekelijkse rust	36 uur per 7 dagen, of 72 uur per 14 dagen	5:5 lid 2
Maximale arbeidstijd	12 uur per dienst en 60 uur per week	5:7 lid 2
Gemiddelde arbeidstijd	55 uur per week over 4 weken, 48 uur per week over 16 weken	5:7 lid 2 en 3

Om die normen te kunnen toetsen, moet per werknemer en per dag zichtbaar zijn wanneer hij begon en stopte en hoe lang hij pauzeerde. De Werkinstructie Arbeidstijdenwet van de Arbeidsinspectie bevestigt dit: de eerste vraag die een inspecteur aan de werkgever stelt, is of hij de begin- en eindtijden van de daadwerkelijk gewerkte uren van zijn werknemers noteert.

Volgens dezelfde werkinstructie moeten ook bijzonderheden uit de registratie blijken. Denk aan consignatie- en aanwezigheidsdiensten, oproepen tijdens bereikbaarheid en werk bij plotselinge onvoorziene situaties. Ontbreekt die informatie, dan toetst de inspecteur aan de algemene normen, ook als voor jouw sector ruimere regels gelden.

Hoe lang bewaren?

Artikel 3.2:1 van het Arbeidstijdenbesluit bepaalt dat de werkgever de gegevens van de registratie ten minste 52 weken bewaart, gerekend vanaf de datum waarop de gegevens betrekking hebben. De registratie van maandag 5 oktober 2026 moet dus tot ten minste begin oktober 2027 beschikbaar blijven.

Een bewaarplaats schrijft de wet niet voor. Volgens de werkinstructie mag de registratie op de (hoofd)vestiging liggen, bij de boekhouder of zelfs bij de werkgever thuis. Wat telt, is dat je haar kunt overleggen als de inspectie erom vraagt. Bij een controleperiode van vier weken vraagt de inspectie zes weken registratie op.

Houd er rekening mee dat voor andere administraties langere bewaartermijnen kunnen gelden, bijvoorbeeld voor de loonadministratie. De 52 weken zijn het minimum voor de arbeidstijdenregistratie zelf.

Voor wie geldt de plicht niet?

Artikel 2.1:1 van het Arbeidstijdenbesluit zondert de artikelen 4:2 en 4:3 en de hoofdstukken 5 en 6 van de wet uit voor werknemers van 18 jaar of ouder van wie het jaarloon ten minste drie keer het wettelijk minimumloon bedraagt, inclusief vakantiebijslag. Voor hen geldt de registratieplicht dus niet.

Die uitzondering kent zelf weer uitzonderingen. Ze geldt niet voor wie gewoonlijk nachtdiensten draait, niet voor werk met ernstige gevaren voor de veiligheid of gezondheid, en niet voor werk op een mijnbouwwerk of windpark (artikel 2.1:1 lid 2). Doe je als werkgever een beroep op een uitzondering, dan moet dat volgens de werkinstructie ook uit de registratie blijken.

Wie controleert?

Het toezicht ligt bij de ambtenaren die de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid daarvoor aanwijst (artikel 8:1 Atw). In de praktijk is dat de Nederlandse Arbeidsinspectie. De inspecteur mag de registratie inzien en vraagt bij de werkgever ook na hoe hij weet wanneer medewerkers hebben gewerkt of verlof hebben opgenomen.

De boetes

Het niet naleven van artikel 4:3 lid 1 Atw is een overtreding in de zin van artikel 10:1 Atw. De hoogte van de bestuurlijke boete staat in de Beleidsregel boeteoplegging Arbeidstijdenwet en Arbeidstijdenbesluit 2013:

Overtreding	Boetenormbedrag
Geen deugdelijke arbeids- en rusttijdenregistratie	€ 10.000
Registratie niet bewaard	€ 10.000

Dat normbedrag wordt aangepast aan de omvang van het bedrijf. Een werkgever met minder dan 10 werknemers betaalt 0,5 keer het normbedrag, met 10 tot 50 werknemers 0,75 keer, met 50 tot 100 werknemers het volle bedrag en met 100 of meer werknemers 1,5 keer. Voor een bedrijf met 25 werknemers is de boete voor een ontbrekende registratie dus € 7.500.

Bij herhaling binnen vijf jaar wordt de boete met 100% verhoogd, en in bepaalde gevallen met 200% (artikel 10:7 Atw). Het wettelijk maximum per overtreding is het bedrag van de vijfde categorie uit artikel 23 van het Wetboek van Strafrecht, sinds 1 januari 2026 € 110.000.

Waarschuwing of direct een boete?

De beleidsregel maakt een belangrijk onderscheid. Is de registratie niet deugdelijk, maar kan de inspecteur toch volledig controleren, dan volgt eerst een waarschuwing. Maakt het ontbreken van een deugdelijke registratie een volledige inspectie over de onderzochte periode onmogelijk, dan wordt direct een boete opgelegd. De toelichting legt uit waarom: zonder die regel zou het voor een werkgever die veel overtreedt lonend zijn om helemaal niets te registreren.

Het arrest CCOO tegen Deutsche Bank (C-55/18)

Op 14 mei 2019 oordeelde het Hof van Justitie van de Europese Unie in de zaak C-55/18 (CCOO tegen Deutsche Bank SAE) dat de lidstaten werkgevers moeten verplichten om een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem in te voeren waarmee de dagelijkse arbeidstijd van iedere werknemer wordt geregistreerd. Het Hof baseerde dit op de arbeidstijdenrichtlijn (2003/88/EG), gelezen in het licht van het Handvest van de grondrechten. De lidstaten moeten zelf de concrete regeling en de vorm uitwerken, en mogen daarbij rekening houden met de branche en met kenmerken van ondernemingen zoals hun omvang.

Voor Nederland was de schok kleiner dan in Spanje of Duitsland, omdat artikel 4:3 Atw al een registratieplicht kende. Juristen wijzen wel op twee open punten: de wet laat de vorm vrij, en de uitzondering voor werknemers met een loon boven drie keer het minimumloon is lastig te rijmen met een systeem dat voor elke werknemer moet gelden.

Wat er op 5 oktober 2026 geldt: artikel 4:3 Atw, in de versie die sinds 1 juli 2025 van kracht is, bevat nog steeds de open norm van een deugdelijke registratie zonder voorgeschreven systeem. Ook de uitzondering in artikel 2.1:1 van het Arbeidstijdenbesluit is van kracht. Er geldt in Nederland geen wettelijke plicht om digitaal te registreren.

Praktisch: zo richt je de registratie in

Begin bij wat de inspecteur vraagt: begin- en eindtijd, pauzes en de werknemer om wie het gaat, per dag. Laat medewerkers hun eigen tijden vastleggen op het moment zelf, en niet achteraf aan het eind van de maand, want reconstructies vindt een inspectie juist onbetrouwbaar. Leg vast wie correcties mag doen en bewaar de oorspronkelijke registratie naast de correctie.

Een tool als TeamYo kan helpen om de tijdregistratie, het verlof en de teamkalender op één plek te houden en de gegevens per maand naar Excel te exporteren voor de boekhouder. Of jouw registratie aan de Nederlandse eisen voldoet, hangt af van hoe je haar inricht: toets dat aan de normen hierboven, en bij twijfel aan je cao of met een arbeidsrechtjurist.

Denk ten slotte aan de AVG. Een tijdregistratie bevat persoonsgegevens. Registreer wat nodig is voor de wettelijke plicht, beperk de toegang tot wie de gegevens nodig heeft en verwijder ze wanneer er geen bewaartermijn meer geldt.

Veelgestelde vragen

Bronnen

• Arbeidstijdenwet, artikelen 4:2, 4:3, 5:3 tot en met 5:7, 8:1, 10:1 en 10:7 (wetten.overheid.nl)
• Arbeidstijdenbesluit, artikelen 2.1:1 en 3.2:1 (wetten.overheid.nl)
• Beleidsregel boeteoplegging Arbeidstijdenwet en Arbeidstijdenbesluit 2013 (wetten.overheid.nl)
• Boetebedragen bij overtredingen Arbeidstijdenwet (Nederlandse Arbeidsinspectie)
• Werkinstructie Arbeidstijdenwet (Nederlandse Arbeidsinspectie, PDF)
• Algemene verplichtingen werk- en rusttijden (Arboportaal)
• Wetboek van Strafrecht, artikel 23 (wetten.overheid.nl)
• Persbericht Hof van Justitie in zaak C-55/18, 14 mei 2019 (curia.europa.eu, PDF)
• De verplichting van werkgevers tot registratie van arbeidstijd (Kennedy Van der Laan)