Planning des congés en PME : règles et méthode en France

Le planning des congés est l’un des rares sujets RH qui revient chaque année à date fixe, et souvent dans l’urgence : en avril, tout le monde veut la deuxième quinzaine d’août, et personne n’a encore rien posé. Dans une PME de 10 ou 30 salariés, deux absences simultanées au mauvais moment suffisent à bloquer un service.

Le Code du travail donne un cadre assez précis, avec des délais que l’employeur doit respecter. Voici ces règles, en vigueur au 5 octobre 2026, puis une méthode pour construire le planning de l’année.

Qui décide des dates

Le salarié peut prendre ses congés dès l’embauche (article L3141-12), mais ce n’est pas lui qui fixe seul ses dates. C’est l’employeur qui organise les départs, dans le cadre fixé par l’accord collectif ou, à défaut, par la loi.

Un accord d’entreprise ou, à défaut, de branche fixe la période de prise des congés, l’ordre des départs et les délais que l’employeur doit respecter pour modifier les dates (article L3141-15). Sans accord, c’est l’employeur qui définit la période de prise et l’ordre des départs, après avis du CSE s’il existe (article L3141-16).

Dans tous les cas, la période de prise doit inclure le 1er mai au 31 octobre (article L3141-13). Beaucoup d’entreprises retiennent une période plus large que ce minimum, qui couvre toute l’année.

Les délais à respecter

Deux délais réglementaires s’appliquent. L’employeur porte la période de prise des congés à la connaissance des salariés au moins deux mois avant son ouverture (article D3141-5). Il communique ensuite l’ordre des départs, par tout moyen, à chaque salarié un mois avant son départ (article D3141-6).

Une fois les dates fixées, l’employeur ne peut plus les modifier moins d’un mois avant le départ prévu, sauf circonstances exceptionnelles (article L3141-16), à moins qu’un accord ne prévoie un autre délai.

Concrètement, pour une période de prise qui s’ouvre le 1er mai 2027, l’information doit être faite au plus tard le 1er mars 2027.

Les critères de priorité

Sans accord, l’employeur fixe l’ordre des départs en tenant compte de critères fixés par la loi (article L3141-16) : la situation de famille, notamment les possibilités de congé du conjoint ou du partenaire de PACS, et la présence au foyer d’un enfant ou d’un adulte handicapé ou d’une personne âgée en perte d’autonomie ; la durée de service chez l’employeur ; l’activité éventuelle chez un ou plusieurs autres employeurs.

Les conjoints et partenaires de PACS qui travaillent dans la même entreprise ont droit à un congé simultané (article L3141-14).

Ces critères ne donnent pas un classement automatique. Ils doivent être appliqués de façon objective et identique pour tous. Formaliser la règle à l’avance, par exemple « priorité aux parents d’enfants scolarisés pour juillet et août, puis rotation d’une année sur l’autre », évite qu’elle soit perçue comme arbitraire.

Le congé principal et le fractionnement

Le congé principal ne peut pas dépasser 24 jours ouvrables d’affilée (article L3141-17). S’il est fractionné, ce qui demande l’accord du salarié, une fraction d’au moins 12 jours ouvrables continus doit être prise entre deux jours de repos hebdomadaire (article L3141-19), en principe pendant la période du 1er mai au 31 octobre. Les jours pris hors de cette période peuvent ouvrir droit à des jours supplémentaires de fractionnement, que nous détaillons dans notre guide du calcul des congés payés.

La fermeture de l’entreprise

Beaucoup de PME ferment deux ou trois semaines en été ou entre Noël et le jour de l’An. C’est une façon légale de fixer les congés de tous en même temps, décidée selon les mêmes règles que l’ordre des départs, après avis du CSE s’il existe. Quand le congé a lieu pendant la fermeture de l’établissement, l’accord du salarié n’est pas nécessaire pour le fractionner (article L3141-19).

Exemple : une entreprise ferme du lundi 2 août au samedi 21 août 2027. Cela représente trois semaines, soit 18 jours ouvrables décomptés de chaque salarié. Le 15 août 2027 tombe un dimanche et ne change pas le décompte. Il reste à chacun 12 jours ouvrables à poser sur le reste de la période.

Si la fermeture dépasse la durée des congés légaux annuels, l’employeur verse aux salariés, pour chaque jour ouvrable de fermeture au-delà, une indemnité au moins égale à l’indemnité journalière de congés, distincte de l’indemnité de congés payés (article L3141-31). Le cas d’un salarié arrivé récemment, qui n’a pas acquis assez de jours pour couvrir la fermeture, mérite d’être anticipé avec votre expert-comptable.

Construire le planning de l’année en cinq étapes

1. Fixer le cadre en janvier

Vérifiez votre convention collective, fixez la période de prise et les règles internes : semaines de fermeture, nombre maximal d’absents par équipe, périodes de forte activité où les congés sont limités, règle de priorité. Consultez le CSE s’il existe.

2. Informer avant le 1er mars

Communiquez la période de prise et les règles à tous les salariés au moins deux mois avant l’ouverture de la période, avec une date limite pour exprimer les souhaits.

3. Recueillir les souhaits en mars

Demandez à chacun ses dates principales, en particulier pour l’été. Rappelez les jours fériés et les ponts de l’année, qui changent beaucoup les demandes : notre article sur les jours fériés 2026 et 2027 les détaille.

4. Arbitrer et publier en avril

Croisez les demandes avec vos règles de présence minimale. En cas de conflit, appliquez les critères de priorité annoncés, puis publiez le planning. Chaque salarié doit connaître ses dates au moins un mois avant son départ.

5. Suivre et ajuster

Le planning bouge en cours d’année : arrêts maladie pendant les congés, arrivées, départs. Depuis septembre 2025, la Cour de cassation admet le report des jours de congé qui coïncident avec un arrêt maladie notifié à l’employeur : prévoyez de pouvoir corriger le planning après coup.

Tableur ou logiciel

Un tableur partagé fonctionne bien dans une équipe de cinq à dix personnes, avec un seul responsable qui le tient à jour. Il est gratuit, tout le monde sait s’en servir, et il suffit pour visualiser l’été.

Ses limites apparaissent quand l’équipe grandit ou que plusieurs managers interviennent : les versions qui se multiplient, les soldes recalculés à la main, les demandes envoyées par e-mail qu’il faut recopier, l’absence d’historique de qui a validé quoi. C’est là qu’un logiciel de gestion des congés devient utile. TeamYo, par exemple, permet aux salariés de demander leurs congés depuis leur téléphone, aux managers de les valider, et à tous de voir le calendrier de l’équipe et les soldes ; la gestion des congés est gratuite jusqu’à cinq salariés. Quel que soit l’outil, les règles de priorité et le respect des délais restent votre responsabilité.

Questions fréquentes

Sources

• Code du travail, période de congés et ordre des départs, articles L3141-12 à L3141-16 (Légifrance)
• Code du travail, articles D3141-5 et D3141-6 (Légifrance)
• Code du travail, article L3141-19 (Code du travail numérique)
• Code du travail, article L3141-31 (Code du travail numérique)
• Congés payés du salarié dans le secteur privé (Service-Public.gouv.fr)
• Report des congés payés pour cause de maladie (Code du travail numérique)